Αν αναζητάτε θέσεις εργασίας για γραμματειακή υποστήριξη ή εργάζεστε ήδη ως γραμματέας, θα έχετε διαπιστώσει ότι ο ρόλος αυτός έχει εξελιχθεί σημαντικά. Πλέον, περιλαμβάνει πολλά περισσότερα καθήκοντα από αυτά της δακτυλογράφησης κειμένων, της καταχώρησης δεδομένων και της αρχειοθέτησης.
Υπάρχουν ακόμα πολλές διαφορετικές ειδικότητες, που περιλαμβάνουν θέσεις όπως personal assistant σε μεγάλα στελέχη επιχειρήσεων, βοηθός σε νομικό γραφείο ή διοικητική υπάλληλος σε μια εταιρεία.
Οι αρμοδιότητες που μπορεί να ποικίλλουν, ανάλογα με τον τίτλο της θέσης που κατέχετε. Μια διοικητική υπάλληλος μπορεί να ασχολείται με όλες τις διοικητικές υπηρεσίες ενός γραφείου, όπως την οργάνωση των έντυπων και ηλέκτρονικών αρχείων και τον προγραμματισμό των επαγγελματικών συναντήσεων αλλά και την ενημέρωση από τα εισερχόμενα mails ή τις εισερχόμενες κλήσεις. Αντίστοιχα, η γραμματειακή υποστήριξη σε δικηγορικό γραφείο έχει όλα τα παραπάνω καθήκοντα σε συνδυασμό με ειδικές νομικές γνώσεις που χρειάζονται στις καθημερινές συναλλαγές. Τέλος, οι προσωπικοί βοηθοί υψηλόβαθμων στελεχών δουλεύουν περισσότερο με ένα άτομο μόνο και είναι εξ ολοκλήρου υπεύθυνοι για το πρόγραμμα του, τα επαγγελματικά του ραντεβού, τα επαγγελματικά του ταξίδια και τυχόν λοιπές υποχρεώσεις.
Ανεξαρτήτως τίτλου, πάντως, ο ρόλος ενός γραμματέα απαιτεί λεπτούς χειρισμούς ώστε να επιτυγχάνεται η αποτελεσματική λειτουργία του γραφείου. Πέρα από αυτό όμως, ένας υποψήφιος που θέλει να ξεχωρίσει πρέπει πάντα να αναζητά τρόπους να αυξήσει την παραγωγικότητά του με τρόπο που να αποφέρει σημαντικά οφέλη στην εταιρεία. Οι καλύτεροι υπάλληλοι γραφείου είναι εκείνοι που είναι αναπόσπαστο κομμάτι της επιτυχίας του οργανισμού λόγω της επιπρόσθετης αξίας που προσδίδουν στις καθημερινές απαιτήσεις.
Τι μπορείτε να κάνετε, λοιπόν, για να ξεχωρίσετε;
- Μείνετε ενήμεροι με τις εξελίξεις στον κλάδο δραστηριότητας της εταιρείας.
Αν γνωρίζετε την ορολογία, τις τάσεις και την τεχνολογία που επικρατεί στον κλάδο που δραστηριοποιείται η εταιρεία για την οποία εργάζεστε, είστε έτοιμοι να συνεισφέρετε με το ξεκίνημά σας. Βέβαια, δεν αρκούν μόνο οι γνώσεις αλλά και να ξέρετε πώς να τις εκμεταλλευθείτε στο έπακρο. Αρχικά, η ορολογία του κλάδου θα σας επιτρέψει να παρακολουθείτε τις συζητήσεις εντός της εταιρείας αλλά και να συμμετέχετε σε αυτές. Ακόμα, οι γνώσεις για τις παρούσες αλλά και τις μελλοντικές τάσεις θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε πώς αυτές μπορούν να επηρεάσουν πιθανώς τη λειτουργία της εταιρείας.
- Τελειοποιήστε τις τεχνικές σας ικανότητες.
Είναι καλό να γνωρίζετε ότι ένας εργοδότης συνήθως προτιμά τους υποψηφίους που είναι εξοικειωμένοι με την τεχνολογία που χρησιμοποιείται από την εταιρεία. Έτσι, είναι απαραίτητο να χειρίζεστε άνετα λογισμικό επεξεργασίας κειμένου, προγράμματα καταχώρησης δεδομένων ή ακόμα και προγράμματα επεξεργασίας γραφικών. Να έχετε υπόψη σας, επιπλέον, ότι ενδέχεται να κληθείτε να φτιάξετε κάποια εταιρική παρουσίαση ή να επεξεργαστείτε το περιεχόμενο των newsletters και γενικότερα των δημοσιεύσεων της εταιρείας. Οι γνώσεις σας πέραν των βασικών εργαλείων σας τοποθετούν αυτόματα σε πλεονεκτική θέση κατά την αναζήτηση εργασίας.
- Δώστε προσοχή στις επικοινωνιακές σας δεξιότητες.
Οι επικοινωνιακές δεξιότητες είναι άκρως σημαντικές στη γραμματειακή υποστήριξη. Συχνά, είστε το πρώτο άτομο που συναντούν οι πελάτες της εταιρείας. Μπορεί, επίσης, να είστε σημείο αναφοράς της εταιρείας γενικότερα άρα η ικανότητα επικοινωνίας με τρόπο σαφή και συνεκτικό, τόσο προφορικά όσο και γραπτά είναι στοιχείο που αναζητούν οι εργοδότες όταν επιθυμούν να προχωρήσουν στην πρόσληψη προσωπικού.
- Αναζητήστε τρόπους βελτίωσης της εταιρικής λειτουργίας.
Ως άτομο που χειρίζεται τις καθημερινές απαιτήσεις της επιχείρησης, είστε σε θέση να κρίνετε πώς μπορείτε να εξοικονομήσετε χρήματα από μια δραστηριότητα και να συντελέστε στην αύξηση της αποτελεσματικότητας των επιμέρους λειτουργιών. Με τον τρόπο αυτό, θα δημιουργήσετε μια θετική εντύπωση στον εργοδότη σας, δείχνοντάς του ότι ενδιαφέρεστε για το συμφέρον της εταιρείας.
- Σκεφτείτε καινοτόμα.
Οι εργοδότες εκτιμούν τα άτομα που μπορούν να βρουν λύσεις σε προβλήματα που προκύπτουν ξαφνικά. Κάθε μέρα, μπορεί να εμφανιστούν καταστάσεις που απαιτούν άμεσες ενέργειες και γρήγορες αποφάσεις οπότε πρέπει να μπορείτε να προσαρμόζεστε εύκολα και ταυτόχρονα να παρατηρείτε πώς ανταποκρίνονται σε έκτακτες περιστάσεις οι συνάδελφοι σας ώστε να αντιδράτε αναλόγως.
Εκτός των παραπάνω, ένα στοιχείο-κλειδί στον ρόλο ενός γραμματέα είναι η ταχύτητα και η ικανότητα να κάνει πολλά πράγματα ταυτόχρονα, κυρίως μπροστά από έναν υπολογιστή. Έτσι, είναι ιδιαίτερα βοηθητικό να γνωρίζετε κάποια … κουμπιά που μπορούν να κάνουν την καθημερινότητά σας στη δουλειά σαφώς πιο εύκολη:
[caption id="attachment_15475" align="aligncenter" width="793"] infographic γραμματειακή υποστήριξη[/caption]