data entry officer

Ως data entry keyer, μεταφέρεις δεδομένα από φυσικά αντίγραφα και έγγραφα σε συστήματα υπολογιστών. Ψηφιοποιείς αριθμούς και καταχωρείς οικονομικές συναλλαγές για να δημιουργείς αντίγραφα ασφαλείας σε βάσεις δεδομένων.

Ως transcriptionist, αναλαμβάνεις απομαγνητοφωνήσεις ακούγοντας προσεκτικά ηχογραφήσεις ή αρχεία ήχου και μεταφέρεις τις πληροφορίες σε έγγραφα word. Η εργασία σου περιλαμβάνει τη δημιουργία reports από ηχογραφήσεις συσκέψεων ή υπαγορεύσεις στελεχών και managers.

Typist είναι ο/η data entry officer που πληκτρολογεί κείμενα στον υπολογιστή και δημιουργεί εκθέσεις ή αλληλογραφία, όπως email και επιστολές. Η εργασία σου περιλαμβάνει την σύνταξη επιστολών στον υπολογιστή και την προετοιμασία της εξερχόμενης αλληλογραφίας για λογαριασμό των office managers. Ακόμη, δακτυλογραφείς στον H/Y και διανέμεις την εσωτερική επικοινωνία, όπως σημειώσεις ή υπομνήματα. 

Ως data entry officer, η εργασία σου περιλαμβάνει την καταχώρηση δεδομένων στη βάση δεδομένων μιας εταιρείας. Ορισμένες από τις αρμοδιότητές σου περιλαμβάνουν:

• Συλλογή και συγκέντρωση δεδομένων: συγκεντρώνεις πληροφορίες από διάφορα τμήματα, όπως δεδομένα τιμολογίων πελατών, στατιστικά στοιχεία από εκθέσεις και στοιχεία εργαζόμενων. Χρησιμοποιείς επίσης λογισμικό και υλικό για να ενημερώνεις ή να αντιγράφεις πληροφορίες σε διαφορετικές βάσεις δεδομένων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να δημιουργείς γραφήματα, διαγράμματα πίτας και άλλα διαγράμματα για να βοηθήσεις στην ερμηνεία των δεδομένων. Διασφαλίζεις ότι τα δεδομένα της εταιρείας παραμένουν καλά οργανωμένα για εύκολη πρόσβαση και ερμηνεία.
• Αξιολόγηση της ακρίβειας των δεδομένων: ως data entry officer, είσαι υπεύθυνος/η για τη σωστή συλλογή των δεδομένων της εταιρείας. Εντοπίζεις σφάλματα, τα διορθώνεις ή τα αναφέρεις στους προϊσταμένους σου για να διασφαλίσεις την ακρίβειά τους.
• Διαχείριση αποθήκευσης δεδομένων: ως data entry officer, σαρώνεις, εκτυπώνεις και αποθηκεύεις έγγραφα σε έντυπη ή σε ηλεκτρονική μορφή. Ελέγχεις τη διανομή δεδομένων και διασφαλίζεις ότι οι εμπιστευτικές πληροφορίες είναι προσβάσιμες μόνο σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό. Επίσης, είσαι υπεύθυνος/η για τις διαδικασίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και ανάκτησης δεδομένων.
• Εκτέλεση ορισμένων διοικητικών εργασιών: η εργασία σου περιλαμβάνει την προετοιμασία των προγραμμάτων βάρδιας, την απάντηση σε κλήσεις και την ταξινόμηση και διανομή αλληλογραφίας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να λειτουργείς και ως υπάλληλος υποδοχής και να βοηθάς τους επισκέπτες με ό,τι χρειάζονται. 

Ως data entry officer, εργάζεσαι σε διάφορους κλάδους, από νοσοκομεία έως κυβερνητικά ιδρύματα ή καταστήματα λιανικής πώλησης, επομένως το περιβάλλον εργασίας σου εξαρτάται από τον τομέα δραστηριότητας της επιχείρησης. Γενικά, εργάζεσαι σε γραφείο και στον υπολογιστή σου, το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου εργασίας σου. Είναι πιθανό να μοιράζεσαι το γραφείο σου με άλλους συναδέλφους. Ορισμένες εταιρείες επιτρέπουν στους/στις data entry officers να εργάζονται από το σπίτι. Αν εργάζεσαι ως freelancer, μπορείς να εργαστείς εξ αποστάσεως για διαφορετικές εταιρείες. 

Ανάλογα με τη βιομηχανία στην οποία εργάζεσαι, συνεργάζεσαι με receptionists, λογιστές, bookkeepers και γραμματείς. Ακόμη, εργάζεσαι στενά με office managers, administrators και γραμματειακή υποστήριξη/υπαλλήλους γραφείου. Τέλος, όταν εργάζεσαι σε τομείς της υγείας συνεργάζεσαι με νοσηλευτές, γιατρούς και βοηθούς εργαστηρίου. 

Οι εταιρείες προσλαμβάνουν data entry officers πλήρους και μερικής απασχόλησης, και το ωράριο εργασίας σου μπορεί να διαφέρει ανάλογα με την επιχείρηση. Σε μία εργασία πλήρους απασχόλησης, ενδεχομένως να εργάζεσαι από τις 9 έως τις 5. Ωστόσο, αν η θέση εργασίας αφορά τους τομείς μεταφορών, φιλοξενίας ή οποιουδήποτε άλλου κλάδου που λειτουργεί 24/7, είναι πιθανό να εργαστείς σε βάρδιες. Οι μικρές εταιρείες έχουν λιγότερες θέσεις εργασίας για data entry officers και συχνά προτιμούν να προσλαμβάνουν εργαζόμενους/ες μερικής απασχόλησης. Αν εργάζεσαι για μια μικρή εταιρεία, να περιμένεις πως μέσα στα καθήκοντα εργασίας σου είναι και ορισμένα καθήκοντα υποδοχής ή γραμματείας.

Ξεκινώντας την καριέρα σου ως data entry officer, προετοιμάζεσαι παράλληλα και για άλλους ρόλους σε διάφορους κλάδους, καθώς η θέση του/της data entry officer μπορεί να αποτελέσει την αφετηρία για μελλοντική εξέλιξη. Αν απολαμβάνεις τη διοίκηση γραφείου, μπορείς να ανελιχθείς από data entry officer σε office manager ή office administrator. Ορισμένοι/ες data entry officers εστιάζουν στη διαχείριση βάσεων δεδομένων και γίνονται database administrators ή network administrators. Εάν τέλος, σου αρέσει η καταγραφή οικονομικών συναλλαγών, έχεις την επιλογή να ακολουθήσεις καριέρα στη λογιστική και να γίνεις λογιστής/στρια. 

Η Randstad προσφέρει μια σειρά από πλεονεκτήματα:

• ένα άτομο επικοινωνίας πάντα διαθέσιμο στο οποίο μπορείς να απευθυνθείς και να ζητήσεις βοήθεια.
• ευρύ φάσμα θέσεων εργασίας στην περιοχή σου.

Ως data entry officer, διαδραματίζεις σημαντικό ρόλο στη διασφάλιση της σωστής αποθήκευσης και οργάνωσης των κρίσιμων πληροφοριών μιας εταιρείας. Τα καθήκοντά σου περιλαμβάνουν ταξινόμηση εγγράφων, επαλήθευση και καταγραφή εισερχόμενων δεδομένων, καθώς και μετατροπή δεδομένων σε ηλεκτρονική μορφή. Για τη μεταφορά δεδομένων σε ψηφιακή μορφή, χρησιμοποιείς σαρωτές, πληκτρολόγια και συσκευές εγγραφής.

Για να πετύχεις ως data entry officer, χρειάζεσαι εξαιρετικές διαπροσωπικές δεξιότητες, καθώς συνεργάζεσαι με διάφορους υπαλλήλους γραφείου. Οι συγκεκριμένες δεξιότητες σε βοηθούν στην αποτελεσματική επικοινωνία και ομαδική εργασία κατά την εισαγωγή δεδομένων. Επιπλέον, είναι απαραίτητες οι τεχνολογικές δεξιότητες- δεξιότητες χειρισμού Η/Υ και προγραμμάτων όπως και η εμπειρία σε προγράμματα όπως το microsoft excel και το word. 

Δεν χρειάζεται απαραίτητα προηγούμενη εμπειρία για να γίνεις data entry officer. Αρκεί να έχεις καλή ταχύτητα πληκτρολόγησης και γνώσεις microsoft office. Ορισμένες εταιρείες παρέχουν και εκπαίδευση στην εργασία για εξοικείωση με τα δικά τους συστήματα διαχείρισης γραφείου. 

Αν και η εισαγωγή δεδομένων απαιτεί συγκέντρωση και προσοχή στη λεπτομέρεια για την ακριβή μεταφορά των δεδομένων, δεν είναι απαραίτητα αγχωτική. Θεωρείται περισσότερο διανοητικά απαιτητική εργασία παρά αγχωτική, κυρίως λόγω της προαπαιτούμενων της θέσης για καλές δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων και οργάνωσης. 

Μπορεί οι data entry officers να μην ταξινομούν πλέον κάρτες και αρχεία, αλλά οι δεξιότητες εισαγωγής δεδομένων εξακολουθούν να είναι σε ζήτηση, καθώς οι σύγχρονες εταιρείες βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στα δεδομένα για τη λειτουργία τους. Ωστόσο, τα καθήκοντά σου μπορεί να εξελιχθούν και να περιλαμβάνουν την χρήση πιο σύνθετων τεχνολογιών για την αποθήκευση δεδομένων και τη μετατροπή πληροφοριών σε ψηφιακή μορφή. 

Τα βήματα για την αναζήτηση εργασίας ως data entry officer είναι απλά. Ξεκίνα την αναζήτηση στις θέσεις εργασίας μας. Βρήκες αυτό που σου ταιριάζει; Τότε συμπλήρωσε την αίτησή σου χρησιμοποιώντας την επιλογή ‘κάνε την αίτησή σου’ στο πάνω δεξιά μέρος της σελίδας. Δεν υπάρχουν διαθέσιμες θέσεις εργασίας αυτή τη στιγμή; Τότε συνδέσου ή δημιούργησε ένα λογαριασμό για να ανεβάσεις το βιογραφικό σου ώστε να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σου ένας/μια υπεύθυνος/η προσλήψεων εάν προκύψει ανάλογη θέση εργασίας.