executive assistant

Ως C-suite executive assistant, συνεργάζεσαι με ανώτατα στελέχη εταιρειών, όπως CEOs και COO. Διαχειρίζεσαι το πρόγραμμά τους, συντονίζεις σημαντικές συναντήσεις και λειτουργείς ως ο συνδετικός κρίκος μεταξύ τους. Καθώς διαχειρίζεσαι εμπιστευτικές εταιρικές υποθέσεις, είναι απαραίτητο να διακρίνεσαι από ακεραιότητα και διακριτικότητα.

Ως legal executive assistant, εργάζεσαι σε δικηγορικά γραφεία ή νομικά τμήματα μεγάλων εταιρειών, υποστηρίζοντας νομικούς συμβούλους και δικηγόρους. Τα καθήκοντά σου περιλαμβάνουν το συντονισμό καταθέσεων δικαστηρίου, την υποστήριξη στην προετοιμασία υποθέσεων και τη διαχείριση νομικών εγγράφων.

Ως personal executive assistant, συνεργάζεσαι άμεσα με άτομα υψηλού κύρους. Τα καθήκοντά σου περιλαμβάνουν τη διαχείριση του προγράμματος και των προσωπικών τους εργασιών. Συντονίζεις ταξίδια και οργανώνεις προσωπικά events.

Τα πιο σημαντικά καθήκοντα ενός/μιας executive assistant περιλαμβάνουν:

• Διαχείριση και οργάνωση ημερoλογίων και προγραμμάτων: Μία από τις κύριες αρμοδιότητές σου είναι να σχεδιάζεις το πρόγραμμα του/της υπευθύνου/νης με βάση τους στόχους και τις προτεραιότητές του/της. Αναλαμβάνεις επίσης τα αιτήματα για συναντήσεις και ανανεώνεις την ατζέντα, ώστε να εξασφαλιστεί ότι ο/η ανώτερός/η σου έχει χρόνο για όλα τα ραντεβού.
• Διαχείριση κλήσεων και email: ως executive assistant διαχειρίζεσαι όλη την επικοινωνία που αφορά τον/την ανώτερό/ή σου. Αυτό περιλαμβάνει την απάντηση σε τηλεφωνήματα εκ μέρους του/της και την διαχείριση των email του/της. Επίσης, ιεραρχείς την αλληλογραφία, ανάλογα με τις προτεραιότητες. 
• Σχεδιασμός και υποστήριξη συναντήσεων: ένα από τα καθήκοντά σου είναι ο σχεδιασμός και η υποστήριξη συναντήσεων, από τα ραντεβού με τους πελάτες έως τα meetings της ανώτερης διοίκησης. Οργανώνεις δια ζώσης ή διαδικτυακές συναντήσεις, βρίσκοντας την κατάλληλη ώρα για όλους τους συμμετέχοντες και προετοιμάζοντας κατάλληλα τον/την ανώτερό/ή σου για τις συναντήσεις. Κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, καταγράφεις τα πρακτικά και έπειτα τα απομαγνητοφωνείς για τους/τις συμμετέχοντες/ουσες που δεν μπορούσαν να παρευρεθούν. 
• Σχεδιασμός και συντονισμός ταξιδιών: ως executive assistant, σχεδιάζεις όλα τα ταξίδια των στελεχών. Φροντίζεις να έχουν μια ευχάριστη ταξιδιωτική εμπειρία οργανώνοντας πτήσεις, μεταφορές και διαμονή. Επίσης, ετοιμάζεις το δρομολόγιο και σχεδιάζεις το πρόγραμμά σου εάν συνοδεύεις τον/την ανώτερό/ή σου. 
• Προετοιμασία εγγράφων: ως executive assistant, αναλαμβάνεις τη σύνταξη, την επιμέλεια και τη διόρθωση εγγράφων. Προετοιμάζεις ακόμη παρουσιάσεις για συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου και διασφαλίζεις την έγκαιρη αποστολή της αλληλογραφίας. Έχεις καθήκον να εξασφαλίσεις ότι όλα είναι προετοιμασμένα και ευθυγραμμίζονται με τις προτιμήσεις και τις απαιτήσεις του/της ανωτέρου/ης σου. 

Ως executive assistant, εργάζεσαι κυρίως σε περιβάλλον γραφείου. Παρόλο που μπορείς να εργαστείς και ανεξάρτητα, η συνεργασία με άλλο προσωπικό γραφείου αποτελεί σημαντικό τμήμα της δουλειάς σου. Ο συνήθης χώρος εργασίας σου εξαρτάται από την τοποθεσία του στελέχους που συνεργάζεσαι.

Ακόμη, είναι πιθανό να εργάζεσαι εξ αποστάσεως ή από το σπίτι. Μέσα στο πλαίσιο της εργασίας και των αρμοδιοτήτων σου είναι η αλληλεπίδραση και συναναστροφή με τα ανώτερα στελέχη, οπότε καλό είναι να έχεις κατά νου πως θα έρχονται συχνά σε σένα για πληρφορίες. Τέλος, λόγω της συνεργασίας σου με άτομα σε υψηλές ιεραρχικές θέσεις, είναι σημαντικό να διατηρείς μία αυστηρά επαγγελματική εικόνα, επιλέγοντας πάντοτε επαγγελματική εμφάνιση.

Ανάλογα με την εταιρεία στην οποία εργάζεσαι, είναι πιθανό να συνεργαστείς με personal assistants, γραμματειακή υποστήριξη/υπαλλήλους γραφείου και receptionists. Ακόμη, συνεργάζεσαι με finance managers, marketing managers και operations managers. Δεδομένου ότι εργάζεσαι με ανώτερα στελέχη, είναι πιθανό επίσης να συνεργαστείς με chief executive officers, managing directors και sales directors.

Τα ανώτερα στελέχη της εταιρείας σου εργάζονται με full-time ωράριο, επομένως και το δικό σου πρόγραμμα αυτομάτως προσαρμόζεται στις ανάγκες και στο ωράριό τους. Αυτό μπορεί να σημαίνει ακαθόριστα ωράρια ή απρόβλεπτες αλλαγές. Ωστόσο, το ανώτατο όριο εργασίας σου είναι οι 40 ώρες την εβδομάδα. Γενικά, ως executive assistant, χρειάζεται να διαθέτεις αυξημένη ευελιξία και προσαρμοστικότητα.

Οι επαγγελματικές προοπτικές για τους/τις executive assistants ποικίλλουν, κυρίως λόγω του απαιτητικού και ανταγωνιστικού περιβάλλοντος των μεγάλων εταιρειών και των ανώτερων στελεχών. Καθώς τα ανώτερα στελέχη έχουν μεγάλο φόρτο εργασίας, χρειάζονται κάποιον/α να τους βοηθήσει με τα δευτερεύοντα καθήκοντα. 

Ταυτόχρονα, οι απολαβές σου αυξάνονται με την πάροδο του χρόνου. Όσο περισσότερη επαγγελματική εμπειρία και προϋπηρεσία αποκτάς στη θέση του/της executive assistant, τόσο υψηλότερες απολαβές μπορείς να διεκδικήσεις. Τέλος, η καριέρα του/της executive assistant σου δίνει τη δυνατότητα να εργαστείς με ένα μόνο άτομο ή να ηγηθείς μιας ολόκληρης ομάδας.

Η Randstad προσφέρει μια σειρά από πλεονεκτήματα:

• ένα άτομο επικοινωνίας πάντα διαθέσιμο στο οποίο μπορείς να απευθυνθείς και να ζητήσεις βοήθεια.
• ευρύ φάσμα θέσεων εργασίας στην περιοχή σου.

Ως executive assistant αναλαμβάνεις διάφορα καθήκοντα εκ μέρους των ανώτερων στελεχών. Οι αρμοδιότητές σου περιλαμβάνουν τη διοργάνωση εκδηλώσεων, όπως συνεδριάσεις, συνεντεύξεις τύπου, παρουσιάσεις προϊόντων κ.λπ., τη διαχείριση χρονοδιαγραμμάτων και προγραμμάτων, όπως είναι το κλείσιμο ραντεβού, τον προγραμματισμό ταξιδιών, τη διαχείριση επισκεπτών και τη συμμετοχή σε συναντήσεις. Τέλος, ανάμεσα στα καθήκοντά σου είναι η πρόσληψη και η εκπαίδευση προσωπικού, όπως είναι για παράδειγμα οι διοικητικοί βοηθοί και οι υπάλληλοι γραφείου/γραμματειακής υποστήριξης. 

Για να γίνεις executive assistant, μπορείς να αποκτήσεις ένα πτυχίο στη διοίκηση επιχειρήσεων, στα οικονομικά ή στο marketing. Χρειάζεται να χρησιμοποιείς προγράμματα γραφείου, όπως Word και Excel, καθώς και να έχεις εξοικείωση στο χειρισμό βέλτιστων πρακτικών για περιβάλλον γραφείου. Ακόμη, για να εργαστείς ως executive assistant, είναι αναγκαίο να έχεις εκτεταμένη εμπειρία σε σχετικό ρόλο. 

Τα στοιχεία που αναζητούν οι CEOs όταν προσλαμβάνουν προσωπικό για τη θέση του/της executive assistant είναι ποικίλα. Αρχικά, αναζητούν ανθρώπους που παίρνουν πρωτοβουλίες και έχουν καλό ένστικτο. Για να είσαι ένας/μία καλός/ή executive assistant είναι απαραίτητο να έχεις την ικανότητα να παίρνεις αποφάσεις, να έχεις καλή κρίση και να σκέφτεσαι γρήγορα ιδιαίτερα όταν βρίσκεσαι σε καθεστώς πίεσης. Χρειάζεσαι επίσης αναλυτικές δεξιότητες για να αξιολογείς τους κινδύνους και να καθορίζεις τη σωστή πορεία δράσης.

Η κύρια διαφορά μεταξύ των executive assistants και των εργαζόμενων στη γραμματειακή υποστήριξη είναι αφενός το επίπεδο ευθύνης που έχουν και αφετέρου το γεγονός πως συνεργάζονται με διευθυντικά στελέχη. Ένας/μία υπάλληλος γραφείου παρέχει διοικητική υποστήριξη σε διευθυντές τμημάτων και γραφείων, ενώ ένας/μία executive assistant εργάζεται αποκλειστικά με ανώτερα στελέχη. 

Η εργασία ως executive assistant είναι μία πολλά υποσχόμενη καριέρα με επαγγελματικές προοπτικές, καθώς μπορείς να εργαστείς και σε ανώτερες διοικητικές θέσεις.

Τα βήματα για την αναζήτηση εργασίας ως executive assistant είναι απλά. Ξεκίνα την αναζήτηση στις θέσεις εργασίας μας. Βρήκες αυτό που σου ταιριάζει; Τότε συμπλήρωσε την αίτησή σου χρησιμοποιώντας την επιλογή ‘κάνε την αίτησή σου’ στο πάνω δεξιά μέρος της σελίδας. Δεν υπάρχουν διαθέσιμες θέσεις εργασίας αυτή τη στιγμή; Τότε συνδέσου ή δημιούργησε ένα λογαριασμό για να ανεβάσεις το βιογραφικό σου ώστε να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σου ένας/μια υπεύθυνος/η προσλήψεων εάν προκύψει ανάλογη θέση εργασίας.