γραμματειακή υποστήριξη

Ως γραμματειακή υποστήριξη στον τομέα υγείας αναλαμβάνεις να διεκπεραιώσεις διοικητικές εργασίες του γραφείου στους χώρους υγειονομικής περίθαλψης. Η εργασία σου περιλαμβάνει τη διατήρηση και αρχειοθέτηση φακέλων των ασθενών, την καθοδήγηση ασθενών και ρύθμιση των ραντεβού τους, την ηλεκτρονική συνταγογράφηση και τον ανεφοδιασμό του γραφείου με αναλώσιμα. Παρέχεις επίσης, τα ιατρικά αρχεία ασθενών σε γιατρούς και συνεργάζεσαι με άλλους υπαλλήλους γραφείου.

Ως γραμματειακή υποστήριξη στον νομικό κλάδο μπορείς να εργαστείς σε δικηγορικά γραφεία και εταιρείες αναλαμβάνοντας τη διοικητική/γραμματειακή υποστήριξή τους. Οι αρμοδιότητές σου περιλαμβάνουν εργασίες καταχώρισης δεδομένων και αρχειοθέτηση εγγράφων. Βοηθάς τους δικηγόρους να ανακτήσουν φακέλους υποθέσεων και να διατηρούν αρχεία πελατών. Για να επιτύχεις σε αυτό το ρόλο, είναι απαραίτητο να είσαι εξοικειωμένος/η με τη νομική ορολογία και να συνεργάζεσαι αποτελεσματικά με τους συναδέλφους σου, ώστε να ολοκληρώνεις έγκαιρα τις εργασίες του γραφείου. 

Παρόλο που τα καθήκοντα και οι αρμοδιότητές σου διαφέρουν ανάλογα με την εταιρεία που εργάζεσαι, κάποια γενικά καθήκοντα των εργαζόμενων στην γραμματειακή υποστήριξη περιλαμβάνουν: 

• Επίβλεψη άλλου διοικητικού προσωπικού: ως εργαζόμενος/η στη γραμματειακή υποστήριξη, συνεργάζεσαι στενά με τον manager και ο πρωταρχικός σου ρόλος είναι να διασφαλίσεις ότι οι εργασίες καταχώρησης δεδομένων εκτελούνται αποτελεσματικά. Αναλαμβάνεις το χρονοδιάγραμμα εργασιών και την ανάθεση καθηκόντων στους συναδέλφους σου. Παρέχεις σαφείς οδηγίες για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας για να αποφύγεις λάθη και να διασφαλίσεις την ομαλή διευθέτηση των εργασιών της εταιρείας.
• Συντονισμός meetings και events: τα καθήκοντά σου περιλαμβάνουν την οργάνωση και το συντονισμό εταιρικών meetings, όπως επίσης και τη διοργάνωση και το συντονισμό events και εκδηλώσεων, όπως συνέδρια ή workshops. Επομένως, στις αρμοδιότητές σου είναι να αναλαμβάνεις τις ταξιδιωτικές κρατήσεις για τους εργαζόμενους, για στελέχη ή managers και συνολικά όσους παρευρεθούν στα events. Τέλος, στις αρμοδιότητές σου είναι επίσης το κλείσιμο ραντεβού και κρατήσεων.  
• Προετοιμασία project reports: ως εργαζόμενος/η στη γραμματειακή υποστήριξη, στις αρμοδιότητές σου είναι ο σχεδιασμός και η επίβλεψη projects. Ο ρόλος σου είναι να παρακολουθείς την πορεία των projects και να καταγράφεις επίσης την απόδοσή τους. Τέλος, αναλαμβάνεις την προετοιμασία reports τα οποία παραδίδεις ή/και παρουσιάζεις στους managers.
• Εκτέλεση γραμματειακών καθηκόντων: στις αρμοδιότητές σου περιλαμβάνεται η εκτέλεση ορισμένων γραμματειακών και διοικητικών εργασιών όπως είναι η ηλεκτρονική και έντυπη αρχειοθέτηση, η συγγραφή και επιμέλεια κειμένων και άλλων επαγγελματικών εγγράφων. Ακόμη, διαχειρίζεσαι όλες τις μορφές αλληλογραφίας κι επικοινωνίας που αφορούν στο γραφείο. Αυτό σημαίνει ότι αναλαμβάνεις τη διαχείριση του τηλεφωνικού κέντρου, λαμβάνεις δέματα και απαντάς σε email. Τέλος, η καταχώρηση δεδομένων που σχετίζονται με τον κλάδο στον οποίο εργάζεσαι, είναι μία ακόμη από τις αρμοδιότητές σου. Για παράδειγμα, αναλαμβάνεις  τη συλλογή και καταχώρηση δεδομένων από έρευνες. 
• Διεξαγωγή έρευνας: ως εργαζόμενος/η στη γραμματειακή υποστήριξη, διεξάγεις έρευνες που σχετίζονται με τον τομέα σου. Τα αποτελέσματα αυτών των ερευνών βοηθούν τους managers να λαμβάνουν αποφάσεις. Ακόμη, δημιουργείς παρουσιάσεις με τα συγκεκριμένα ευρήματα για συνέδρια ή meetings. Αυτό περιλαμβάνει την οργάνωση σημαντικών αρχείων και τη σύνταξη υποστηρικτικών εγγράφων. Μερικές φορές, τα καθήκοντά σου περιλαμβάνουν την ανάλυση δεδομένων. 

Ως εργαζόμενος/η στη γραμματειακή υποστήριξη, εργάζεσαι σε διάφορα περιβάλλοντα, όπως γραφεία εταιρειών, κυβερνητικές υπηρεσίες, νοσοκομεία, δικηγορικές εταιρείες και εκπαιδευτικά ιδρύματα. Πρόκειται για μία εργασία που είναι ως επί το πλείστον καθιστική, καθώς αφιερώνεις πολλές ώρες από τη δουλειά σου εργαζόμενος/η σε γραφείο. Ο ρόλος δεν συνεπάγεται ταξίδια, καθώς μπορείς να επιβλέπεις όλες τις υποχρεώσεις κι εργασίες από το περιβάλλον του γραφείου. Τέλος, έχεις τη δυνατότητα για εξ αποστάσεως εργασία. 

Ανάλογα με τον κλάδο στον οποίο εργάζεσαι είναι πιθανό να συνεργαστείς με επαγγελματίες από διάφορους τομείς. Στο γραφείο μπορεί να έρθεις σε επαφή με receptionists, office managers και executive assistants. Ακόμη, είναι πιθανό να συνεργαστείς με επικεφαλής τμημάτων, όπως είναι οι operations managers, οι HR managers και οι marketing managers. Άλλοι επαγγελματίες με τους οποίους ενδέχεται να συνεργαστείς είναι οι δικηγόροι, οι νοσηλευτές και οι γιατροί.

Οι εργαζόμενοι/ες στη γραμματειακή υποστήριξη έχουν το τυπικό ωράριο 40 ωρών εργασίας την εβδομάδα. Εργάζεσαι στα παραδοσιακά ωράρια γραφείου, εντός των οποίων αναμένεται να φέρνεις εις πέρας συγκεκριμένα projects, σε προκαθορισμένες προθεσμίες. Είναι επίσης πιθανό να εργαστείς και σε θέσεις μερικής απασχόλησης. Οι εργαζόμενοι/ες πλήρους απασχόλησης συμπληρώνουν 8 ώρες εργασίας την ημέρα για 5 μέρες την εβδομάδα, ενώ οι εργαζόμενοι/ες γραμματειακής υποστήριξης μερικής απασχόλησης, εργάζονται από 3 έως 5 ώρες, συνήθως δύο φορές την εβδομάδα. Ακόμη, υπάρχει η δυνατότητα να βρεις ευέλικτες μορφές εργασίας, όπως είναι ο επιμερισμός θέσης εργασίας (job-sharing) ή οι ευκαιρίες εργασίας από το σπίτι. 

Η συγκεκριμένη θέση είναι μια πολλά υποσχόμενη θέση εργασίας με επαγγελματικές προοπτικές. Οι εργαζόμενοι/ες στη γραμματειακή υποστήριξη μπορούν να διεκδικήσουν υψηλότερες θέσεις, αποκτώντας περισσότερες ακαδημαϊκές πιστοποιήσεις και προϋπηρεσία. Οι δεξιότητες που αποκτάς στη συγκεκριμένη θέση, σου προσφέρουν πολλές ευκαιρίες για επαγγελματική εξέλιξη. Μπορείς να εργαστείς ως senior administrator, executive assistant ή office manager. Τέλος, ορισμένοι/ες εργαζόμενοι/ες στη γραμματειακή υποστήριξη νομικού τομέα, γίνονται βοηθοί δικηγόρου, ενώ άλλοι/ες αποκτούν περισσότερα ακαδημαϊκά προσόντα και καταφέρνουν να γίνουν δικηγόροι ή εταιρικοί γραμματείς.

Η Randstad προσφέρει μια σειρά από πλεονεκτήματα:

• ένα άτομο επικοινωνίας πάντα διαθέσιμο στο οποίο μπορείς να απευθυνθείς και να ζητήσεις βοήθεια.
• ευρύ φάσμα θέσεων εργασίας στην περιοχή σου.

Ο ρόλος σου στη γραμματειακή υποστήριξη είναι η οργάνωση, η διαχείριση και η διατήρηση της εύρυθμης λειτουργίας του γραφείου. Είσαι υπεύθυνος/η για γραμματειακές και διοικητικές εργασίες, όπως ο προγραμματισμός συναντήσεων, η σύνταξη αλληλογραφίας και η αρχειοθέτηση εγγράφων του γραφείου.

Ως εργαζόμενος/η στη γραμματειακή υποστήριξη στην Ελλάδα αμείβεσαι με μέσο μισθό περίπου 21.500€ ετησίως. Σε μία entry level θέση, οι απολαβές σου ξεκινούν περίπου από 15.500€ τον χρόνο, αλλά με την απόκτηση εμπειρίας μπορείς να αυξήσεις τις αποδοχές σου σε πάνω από 25.500€ τον χρόνο. 

Ως εργαζόμενος/η στη γραμματειακή υποστήριξη, χρειάζεται να έχεις διοικητικές δεξιότητες για να διασφαλίζεις ότι το γραφείο λειτουργεί αποτελεσματικά και πως υπάρχει αύξηση της παραγωγικότητας της εργασίας. Οι τυπικές διοικητικές δεξιότητες περιλαμβάνουν επικοινωνιακές δεξιότητες, οργανωτικές δεξιότητες και ικανότητες διαχείρισης έργου. Τέλος, είναι απαραίτητες οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου για να συνδυάζεις και να εκτελείς εργασίες παράλληλα όπως και να τηρείς τις προθεσμίες.

Ως γραμματέας, αναλαμβάνεις εργασίες καταχώρησης δεδομένων στην εταιρεία. Ορισμένες εργασίες του/της γραμματέα περιλαμβάνουν τη σύνταξη αναφορών και την προετοιμασία πρακτικών για συναντήσεις. Σε σύγκριση με τους/τις γραμματείς, οι εργαζόμενοι/ες στη γραμματειακή υποστήριξη έχουν και ηγετικό ρόλο. Για παράδειγμα, εκτός από την παροχή διοικητικής υποστήριξης, αναθέτεις καθήκοντα και ευθύνες σε άλλους υπαλλήλους γραφείου. 

Η εργασία στη γραμματειακή υποστήριξη είναι μια πολλά υποσχόμενη καριέρα με πολλές ευκαιρίες για επαγγελματική εξέλιξη. Οι περισσότεροι/ες που εργάζονται στη γραμματειακή υποστήριξη έχουν τη δυνατότητα να ανελιχθούν και να μεταπηδήσουν σε ανώτερες θέσεις στην εταιρεία και γίνονται executive assistants ή/και office managers. Τέλος, η απόκτηση επιπλέον εμπειρίας και ακαδημαϊκών προσόντων, σου δίνει τα εφόδια να εξελιχθείς σε διευθυντικές θέσεις.

Τα βήματα για την αναζήτηση εργασίας γραμματειακής υποστήριξης είναι απλά. Ξεκίνα την αναζήτηση στις θέσεις εργασίας μας. Βρήκες αυτό που σου ταιριάζει; Τότε συμπλήρωσε την αίτησή σου χρησιμοποιώντας την επιλογή ‘κάνε την αίτησή σου’ στο πάνω δεξιά μέρος της σελίδας. Δεν υπάρχουν διαθέσιμες θέσεις εργασίας αυτή τη στιγμή; Τότε συνδέσου ή δημιούργησε ένα λογαριασμό για να ανεβάσεις το βιογραφικό σου ώστε να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σου ένας/μια υπεύθυνος/η προσλήψεων εάν προκύψει ανάλογη θέση εργασίας.