Η γραμματειακή υποστήριξη είναι μία θέση εργασίας με πολλές και διαφορετικές αρμοδιότητες. Η γραμματειακή υποστήριξη σε μία εταιρεία ή ένα τμήμα είναι βασικής σημασίας καθώς χάρη σε αυτή το γραφείο είναι πάντα οργανωμένο.
Η γραμματειακή υποστήριξη φροντίζει για την ομαλή καθημερινή λειτουργία του γραφείου και δρα έτσι ώστε να προλαμβάνει απρόβλεπτα περιστατικά. Επίσης, φροντίζει για την άμεση και αποτελεσματική εξυπηρέτηση των υπόλοιπων εργαζομένων. Λειτουργεί επίσης και ως σημείο επαφής μεταξύ της εταιρείας και των εξωτερικών πελατών.
Τα καθημερινά καθήκοντα περιλαμβάνουν απλές αλλά και πιο σύνθετες αρμοδιότητες. Η γραμματειακή υποστήριξη είναι υπεύθυνη για καθήκοντα όπως την αρχειοθέτηση των απαραίτητων εγγράφων, τη διοργάνωση meetings, την καθημερινή παραλαβή της αλληλογραφίας και τη διανομή τους στα αρμόδια πρόσωπα.
Η εργασία σε γραμματεία μπορεί να περιλαμβάνει επίσης:
- Προετοιμασία διάφορων reports
- Εφαρμογή συστημάτων διοικητικού περιεχομένου
- Υποστήριξη και παροχή βοήθειας σε διάφορα events εντός και εκτός εταιρείας
- Καθήκοντα υποδοχής, όπως καλωσόρισμα των επισκεπτών και ενημέρωση του αντίστοιχου ατόμου
- Ταξιδιωτικές κρατήσεις για τους υπόλοιπους εργαζομένους, συνήθως στελεχών ή managers
- Διαχείριση του τηλεφωνικού κέντρου της εταιρείας
- Διαχείριση emails
Στις περιπτώσεις που η γραμματεία ανήκει στο τμήμα HR, μπορεί να έχει μία μικρή συμμετοχή στη διαδικασία πρόσληψης των εργαζομένων και, αργότερα, στην εκπαίδευση και επιτήρησή τους.
Για εργασία στη γραμματειακή υποστήριξη απαιτείται, κυρίως, διάθεση και όρεξη καθώς οι γρήγοροι εργασιακοί ρυθμοί απαιτούν την αντίστοιχη προσήλωση. Όσον αφορά το ακαδημαϊκό υπόβαθρο, οι σπουδές σε αντικείμενα όπως Διοίκηση Επιχειρήσεων, Δημόσια Διοίκηση είναι επιθυμητές αλλά όχι απαραίτητες. Η άριστη γνώση υπολογιστών είναι απαραίτητη.
Η επιτυχημένη εργασία στη γραμματειακή υποστήριξη προϋποθέτει, επίσης, ορισμένα soft skills ικανά να σας μετατρέψουν σε επαγγελματία. Η οργανωτικότητα, η σωστή διαχείριση χρόνου και η αποτελεσματική ιεράρχηση προτεραιοτήτων είναι στοιχεία – κλειδιά για επιτυχημένη πορεία για θέσεις εργασίας στη γραμματειακή υποστήριξη. Η αξιοπιστία και η εχεμύθεια είναι επίσης στοιχεία ικανά να σας κάνουν να ξεχωρίσετε.
Η γραμματειακή υποστήριξη είναι απαραίτητη σε όλες τις βιομηχανίες και τους κλάδους. Με το κατάλληλα προσαρμοσμένο βιογραφικό και τη σωστή προετοιμασία πριν τη συνέντευξη εργασίας, γίνετε ένας ξεχωριστός υποψήφιος και εξελίξτε την επαγγελματική σας σταδιοδρομία.
Αν αναζητάτε την επόμενη θέση εργασίας σας, ρίξτε μια ματιά στις θέσεις γραμματειακής υποστήριξης που χειριζόμαστε.