Σου προέκυψε μια συνέντευξη για μία διοικητική θέση εργασίας; Ανησυχείς για το τι μπορεί να σε ρωτήσουν; Όταν τελικά φτάσει εκείνη η μέρα, θα είναι καλό να είσαι προετοιμασμένος/η να απαντήσεις σε μια ποικιλία γενικών ερωτήσεων, καθώς και ερωτήσεων για συγκεκριμένες δεξιότητες που απαιτούνται για μια διοικητική/γραμματειακή θέση εργασίας. Αυτές έχουν σχεδιαστεί για να δοκιμάσουν πραγματικά την ικανότητά σου ως επαγγελματίας.
Φυσικά, για έναν τέτοιο ρόλο, θα υποθέσουμε ότι κατέχεις άριστες οργανωτικές και επικοινωνιακές ικανότητες. Αλλά αρκούν αυτές; Έχουμε προετοιμάσει κάποιες συχνές ερωτήσεις συνέντευξης για να σε βοηθήσουμε να αποφύγεις τυχόν αμήχανες στιγμές.
Τι εμπειρία έχεις
Αυτή είναι μια κλασική ερώτηση συνέντευξης και η καλύτερη ευκαιρία που θα έχεις να ξεδιπλώσεις τις γνώσεις σου - οπότε άδραξε την ευκαιρία αυτή. Θα ήταν καλό όχι μόνο να μιλήσεις για την εργασιακή εμπειρία που έχεις αποκτήσει έως τώρα, αλλά και για το τι έχεις κερδίσει από την καθεμία. Αν έχεις ελάχιστη εμπειρία, μπορείς να τονίσεις τις σχετικές δεξιότητες που έχεις αποκτήσει ώστε να δείξεις τι έχεις μάθει. Ενίσχυσε τους ισχυρισμούς σου με παραδείγματα.
Κατέχεις γνώσεις χρήσης υπολογιστή;
Στις μέρες μας, η γνώση χρήσης υπολογιστή είναι σχεδόν απαραίτητη για τους περισσότερους ρόλους διοικητικούς ρόλους. Η πιθανή νέα θέση εργασίας σου μπορεί να απαιτεί βασικές δεξιότητες χρήσης υπολογιστή ή ακόμα και κάποιες γνώσεις σε εξειδικευμένο λογισμικό. Επομένως, αξίζει να τονίσεις αυτές τις γνώσεις σου κατά τη διάρκεια της συνέντευξής σου. Θυμήσου να αναφέρεις τις γνώσεις σου πάνω στο Microsoft Office, συμπεριλαμβάνοντας οποιαδήποτε προηγμένη εμπειρία γνώσης λογισμικού που μπορεί να έχεις αποκτήσει από προηγούμενη εργασιακή εμπειρία.
Μπορείς να διαχειριστείς μεγάλο όγκο τηλεφωνικών κλήσεων;
Μια διοικητική θέση απαιτεί πολύ συχνά την διαχείριση εισερχομένων κλήσεων. Γι’ αυτο το λόγο, καλό θα είναι να κάνεις μια λίστα με όλα τα προηγούμενα τηλεφωνικά συστήματα στα οποία έχεις εμπειρία και με τις δεξιότητες που έχεις αποκτήσει από τη χρήση τους. Παραδείγματος χάριν, η εμπειρία σου στο να μεταφέρεις τις γραμμές στο αρμόδιο τμήμα, να κρατάς μηνύματα και να διαχειρίζεσαι το φωνητικό ταχυδρομείο, μετράνε πολύ σε μια συνέντευξη γραμματειακής υποστήριξης. Επίσης, το να μοιραστείς μία δύσκολη εμπειρία συνομιλίας, κατά την οποία διατήρησες μια ήρεμη και ευγενική στάση, θα αποδείξει το πόσο καλά εργάζεσαι υπό πίεση.
Περιέγραψε μια στιγμή πρόκλησης που θριάμβευσες.
Αυτό θα μπορούσε να είναι οτιδήποτε! Από την διαχείριση ενός δύσκολου project έως και την αντιμετώπιση μιας αρνητικής συμπεριφοράς κάποιου πελάτη. Ουσιαστικά, ο πιθανός νέος εργοδότης σου, θέλει να δει την ικανότητά σου στο να αναλαμβάνεις μια δύσκολη κατάσταση και το πόσο δημιουργικός είσαι στην επίλυση προβλημάτων. Το να δείξεις ότι κατέχεις αυτές τις ικανότητες, θα σου δώσουν έναν πλεονέκτημα έναντι άλλων υποψηφίων για τη θέση εργασίας.
Έχεις εργαστεί ποτέ ως μέλος μιας ομάδας; Έχεις κάποια εμπειρία εποπτείας;
Μία διοικητική θέση εργασίας απαιτεί τακτική αλληλεπίδραση με όλους τους υπαλλήλους της εταιρείας. Γι 'αυτό το λόγο, είναι πολύ σημαντικό να αποδείξεις στον σύμβουλο ανθρώπινου δυναμικού ή στον εργοδότη πόσο ευχάριστος/η είσαι στην επικοινωνία. Μπορείς να αναφέρεις κάθε σχετική εμπειρία συνεργασίας που είχες με μια ομάδα, όσο μεγάλη ή μικρή και αν ήταν η ομάδα. Επίσης θυμήσου να συμπεριλάβεις οποιαδήποτε εμπειρία έχεις στην επίβλεψη άλλων υπαλλήλων. Οι ηγετικές ικανότητες είναι συχνά επιθυμητές σε ένα διοικητικό ρόλο, όπου τα καθήκοντα και οι ευθύνες είναι κοινά.
Οι θέσεις εργασίας πάνω στη γραμματειακή υποστήριξη αποτελούν συχνές ευκαιρίες απασχόλησης και είναι ζωτικής σημασίας για τις επιχειρήσεις σε όλους τους τομείς δραστηριοποίησης. Η σκληρή δουλειά του προσωπικού της διοίκησης είναι ένας από τους σημαντικούς παράγοντες επιτυχίας για κάθε εταιρεία, καθώς οι οργανωτικές και διαπροσωπικές δεξιότητες των υπαλλήλων κρατούν τα πάντα σε μια ομαλή λειτουργία.