Είναι πάλι αυτή η μαγική εποχή του χρόνου! Αν προσπαθείς να ολοκληρώσεις τις τελευταίες σου εργασίες, να ενημερώσεις εκείνο το project on time, να κλείσεις τις τελευταίες εκκρεμότητες και δεν έχεις τον χρόνο που θα ήθελες για να δώσεις λίγο από τη χριστουγεννιάτικη λάμψη στα μηνύματά σου όσο θα απουσιάζεις για τις διακοπές σου αυτό το διάστημα, σου έχουμε ετοιμάσει μερικά Out-of-Office μηνύματα που ίσως είναι αυτά που χρειάζεσαι.
τι είναι τα “εκτός γραφείου” μηνύματα;
Πρόκειται για αυτοματοποιημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιούν οι επαγγελματίες για να ενημερώσουν τους ενδιαφερόμενους ότι δεν είναι διαθέσιμοι να απαντήσουν στα emails που λαμβάνουν, καθώς απουσιάζουν - και στην προκειμένη περίπτωση- λόγω της άδειας των διακοπών Χριστουγέννων.
Τα Out of Office μηνύματα μεταξύ άλλων συνήθως:
- ζητούν κατανόηση για την ταλαιπωρία που προκαλεί η αδυναμία άμεσης επικοινωνίας
- εξηγούν τους λόγους που κάποιος δεν μπορεί να ανταποκριθεί άμεσα
- παρουσιάζουν εναλλακτικές στον τρόπο επικοινωνίας όπως για παράδειγμα τα στοιχεία επικοινωνίας άλλου συναδέλφου για επείγοντα θέματα
- ενημερώνουν πότε θα είναι κάποιος διαθέσιμος εκ νέου.
Τώρα που τα Χριστούγεννα πλησιάζουν, μπορείς να κάνεις το out of office μήνυμά σου λίγο πιο γιορτινό. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείς να γράψεις ένα μήνυμα εκτός γραφείου πριν από τις διακοπές. Αυτό εξαρτάται κυρίως από την κουλτούρα της εταιρείας που εργάζεσαι και τους αποδέκτες των μηνυμάτων σου. Σκέψου εάν η εταιρεία και οι πελάτες σου τείνουν να είναι λίγο περισσότερο στην πιο αυστηρή επαγγελματική πλευρά ή αν σου επιτρέπεται να έχεις λίγο περισσότερη δημιουργικότητα. Συνήθως, τα μηνύματα εκτός γραφείου εμπίπτουν στις ακόλουθες κατηγορίες:
- Επαγγελματικά μηνύματα
- Επαγγελματικά και φιλικά μηνύματα
- Εορταστικά μηνύματα
Έτσι, αν ψάχνεις για κάτι λίγο πιο επίσημο ή υπερβολικά εορταστικό, εδώ θα βρεις πέντε παραδείγματα μηνυμάτων εκτός γραφείου που μπορείς να χρησιμοποιήσεις τις φετινές γιορτές των Χριστουγέννων. Επίλεξε αυτό που θεωρείς ότι εκπροσωπεί καλύτερα εσένα και την εταιρεία στην οποία δουλεύεις ή χρησιμοποίησέ τα ως βάση για να διανθίσεις το μήνυμά σου και να το εξατομικεύσεις.
1. το κλασικό ΟοΟ μήνυμα.
Γεια σας,
Ευχαριστώ για το μήνυμά σας. Βρίσκομαι σε άδεια και θα απουσιάζω για τις διακοπές των Χριστουγέννων μέχρι την [ημερομηνία].
Θα απαντήσω στο email σας όταν επιστρέψω στο γραφείο. Εάν χρειάζεστε άμεση εξυπηρέτηση και υποστήριξη για το αίτημά σας, μη διστάσετε να στείλετε μήνυμα στον/ην [όνομα] στο [email] το διάστημα που θα απουσιάζω.
Εύχομαι σε εσάς και τους αγαπημένους σας καλές γιορτές και όμορφα Χριστούγεννα,
[Το όνομά σου]
2. διατηρώντας το OoO μήνυμα “ελαφρώς” επαγγελματικό.
Χρόνια Πολλά!!
Ευχαριστώ για την επικοινωνία. Αυτή τη στιγμή είμαι εκτός γραφείου και απολαμβάνω τις διακοπές των Χριστουγέννων μέχρι [ημερομηνία].
Θα απαντήσω όσο πιο γρήγορα μπορώ μόλις τελειώσουν οι γιορτές! Στο μεταξύ, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε με τον/την [όνομα] στο [email] για την εξυπηρέτησή σας εάν το αίτημά σας είναι επείγον.
Ευχές για Καλά Χριστούγεννα,
[Το όνομά σου]
3. στον ρυθμό των χριστουγέννων.
Όπως ίσως γνωρίζετε, τα Χριστούγεννα είναι η αγαπημένη μου εποχή του χρόνου, πράγμα που σημαίνει ότι αυτή τη στιγμή δεν παρακολουθώ τα εισερχόμενα μηνύματά μου. Θα βρίσκομαι στην άνεση του σπιτιού μου, θα τρώω μελομακάρονα και κουραμπιέδες ακούγοντας χριστουγεννιάτικα τραγούδια, θα ξαναβλέπω την αγαπημένη μου ταινία: [την αγαπημένη σου ταινία ] και θα διασκεδάζω με χριστουγεννιάτικες περιπέτειες!
Αυτό το “ξωτικό” δεν μπορεί να μείνει μακριά από την εργασία του για πάντα, γι' αυτό θα κάνω τη μεγάλη μου επιστροφή στο γραφείο στις [ημερομηνία] και θα απαντήσω σε όλα τα μηνύματα εκείνη τη στιγμή. Εάν πρόκειται για επείγον ζήτημα, μπορείτε να στείλετε email στον/στην [όνομα] στο [διεύθυνση email].
Καλές γιορτές!
[Το όνομά σου]
4. αν πρόκειται πραγματικά να αποσυνδεθείς.
Γεια σας,
Καλές γιορτές και ευχαριστώ για το email σας. Αυτήν τη στιγμή είμαι εκτός γραφείου και επιστρέφω στις [ημερομηνία].
Όσο θα απουσιάζω για να γιορτάσω τις διακοπές των Χριστουγέννων με φίλους και οικογένεια, σκοπεύω να αποσυνδεθώ μέχρι την επιστροφή μου. Εάν το αίτημά σας είναι επείγον, στείλτε email στον/στην [name] στο [email]. Διαφορετικά θα απαντήσω στο μήνυμά σας αμέσως μόλις επιστρέψω!
Ελπίζω εσείς και η οικογένειά σας να περάσετε όμορφα Χριστούγεννα.
Τις καλύτερες ευχές μου!
[Το όνομά σου]
5. sneak peek στα email σου.
Χαίρετε,
Θα είμαι εκτός γραφείου μέχρι [ημερομηνία], ωστόσο, θα ελέγχω το email μου περιστασιακά .
Εάν αυτό το θέμα δεν είναι χρονικά ευαίσθητο και δεν απαιτεί άμεση ανταπόκριση, θα σας απαντήσω μόλις επιστρέψω στο γραφείο στις [ημερομηνία]. Ωστόσο, εάν πρόκειται για επείγον ζήτημα, παρακαλώ γράψτε μου και θα επικοινωνήσω μαζί σας το συντομότερο δυνατό.
Εύχομαι ό,τι καλύτερο και καλά Χριστούγεννα,
[Το όνομά σου]
Θα ήθελες να δεις περισσότερα παραδείγματα Out of Office μηνυμάτων;
Έχουμε συγκεντρώσει 6 περιπτώσεις εκτός γραφείου μηνυμάτων για να σε βοηθήσουμε.