διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού: στρατηγικές μείωσης κόστους.

Η εύρεση υποψηφίων με τις κατάλληλες δεξιότητες αποτελεί σημαντικό στόχο για κάθε υπεύθυνο/η ανθρώπινου δυναμικού. Όταν οι οικονομικές αλλαγές και οι διεθνείς συγκρούσεις επηρεάζουν τη ζήτηση στην αγορά, η ικανότητα προσαρμογής του ανθρώπινου δυναμικού είναι σημαντική για την επιτυχία μιας επιχείρησης. Η τακτική αποχώρηση και επαναπρόσληψη εργαζομένων είναι μια μη βιώσιμη λύση με μακροπρόθεσμες αρνητικές συνέπειες. Αντί για αυτό, η καλύτερη προσέγγιση είναι η ανάπτυξη ενός ευέλικτου ανθρώπινου δυναμικού, μέσω της κατάρτισης στρατηγικών, οι οποίες καλύπτουν τόσο τις άμεσες όσο και τις μελλοντικές ανάγκες, προκειμένου να υποστηρίξουν την επίτευξη των στόχων της επιχείρησης.

κατανόηση του στρατηγικού σχεδιασμού ανθρώπινου δυναμικού

Ο στρατηγικός σχεδιασμός ανθρώπινου δυναμικού είναι η διαδικασία δημιουργίας ενός προγραμματισμένου σχεδίου για τους/τις εργαζομένους/ες και τις δεξιότητές τους, με στόχο τις μελλοντικές ανάγκες της επιχείρησης. Αυτό το σχέδιο θα ήταν καλό να σχετίζεται με τους στόχους και τις επιδιώξεις του οργανισμού σας, λαμβάνοντας υπόψη και εξωτερικούς παράγοντες, όπως η κατάσταση της τρέχουσας οικονομίας.

Αν προβλέψετε σωστά τις μελλοντικές ανάγκες του ανθρώπινου δυναμικού σας, θα διασφαλίσετε ότι έχετε τον κατάλληλο αριθμό εργαζομένων με τις σωστές δεξιότητες. Αν έχετε περισσότερους/ες εργαζομένους/ες από όσους/ες χρειάζεστε, τα κόστη θα αυξηθούν, ενώ αν έχετε λιγότερους/ες, δεν θα καταφέρετε να εκπληρώσετε τους στόχους της επιχείρησής σας. Ο σκοπός είναι να επιτύχετε την ιδανική ισορροπία, για την αποτελεσματική διαχείριση των πόρων.

Οι αιφνιδιαστικές απολύσεις και η αναστολή των προσλήψεων δεν αποτελεί λύση για τις μεταβολές στη ζήτηση της αγοράς. Ο λόγος είναι ότι ενδέχεται να βρεθείτε απροετοίμαστοι/ες όταν η αγορά αλλάξει ξανά, ενώ παράλληλα ενδέχεται να επηρεάσουν αρνητικά την εικόνα της επιχείρησης ως εργοδότη.

Ο στρατηγικός σχεδιασμός ανθρώπινου δυναμικού, αντίθετα, προσφέρει μακροπρόθεσμες λύσεις που λαμβάνουν υπόψη τόσο τη διαχείριση των εργαζομένων όσο και τα οικονομικά της επιχείρησης. Συγκεκριμένα, βοηθά στη δημιουργία ενός ευέλικτου ανθρώπινου δυναμικού, ικανού να ανταπεξέλθει στις αυξημένες απαιτήσεις, να διαχειριστεί νέες τεχνολογίες και να καλύψει ελλείψεις στις δεξιότητες. Επίσης, είναι ο καλύτερος τρόπος για να ανταποκριθείτε στις οικονομικές διακυμάνσεις. Τα παρακάτω βήματα μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ένα στρατηγικό σχέδιο ανθρώπινου δυναμικού για την επιχείρησή σας.

κατανόηση των σύγχρονων αναγκών των εργαζομένων

Για να ξεκινήσετε το στρατηγικό σχεδιασμό του ανθρώπινου δυναμικού, χρειάζεστε πληροφορίες. Για παράδειγμα, χρειάζεται να γνωρίζετε πόσες θέσεις εργασίας είναι απαραίτητες για να λειτουργήσει η επιχείρησή σας με επιτυχία, πόσοι εργαζόμενοι/ες χρειάζονται για να καλύψουν αυτές τις θέσεις και ποιες δεξιότητες απαιτούνται.

Για να βρείτε τις απαντήσεις στα παραπάνω και άλλα σημαντικά ερωτήματα, θα ήταν καλό να αναλύσετε το τρέχον ανθρώπινο δυναμικό σας και την οργάνωσή σας.

Ξεκινήστε εντοπίζοντας τις ανάγκες της επιχείρησης και καθορίζοντας τις θέσεις που είναι απαραίτητες για τη μέγιστη αποδοτικότητά.

• μπορείτε να δημιουργήσετε κατηγορίες, όπως διοίκηση, εργαζόμενοι/ες παραγωγής, ΙΤ και εργαζόμενοι/ες γραφείου.
• εξετάστε πόσοι/ες εργαζόμενοι/ες χρειάζονται για κάθε ρόλο προκειμένου να ολοκληρωθεί η εργασία με επιτυχία.

Τώρα, μπορείτε να εξετάσετε τα διαθέσιμα δεδομένα σχετικά με το υπάρχον ανθρώπινο δυναμικό σας.

• καταγράψτε τον αριθμό των εργαζομένων και τους ρόλους τους εντός της οργάνωσης.
• αναγνωρίστε τις απαιτούμενες δεξιότητες. Μια λεπτομερής καταγραφή δεξιοτήτων είναι χρήσιμη τόσο για την εκπαίδευση σε πολλαπλούς τομείς όσο και για τις προοπτικές ανάπτυξης της επιχείρησης.
• εξετάστε τα στοιχεία των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένων των ωρών εργασίας, της παραγωγικότητας, του δείκτη κινητικότητας και το ποσοστό των απουσιών.

Στη συνέχεια, συγκρίνετε τις πληροφορίες που συγκεντρώσατε. Ορισμένα τμήματα ενδέχεται να παρουσιάζουν έλλειψη εργαζομένων, ενώ άλλα να διαθέτουν περισσότερους/ες από όσους/ες χρειάζονται, χωρίς την απαιτούμενη παραγωγικότητα. Ίσως διαπιστώσετε ότι ένα τμήμα λειτουργεί πιο αποδοτικά με λιγότερα άτομα από ό,τι αρχικά εκτιμούσατε. Αφού αναλύσετε τα αποτελέσματα, εντοπίστε τις καίριες θέσεις, τις απαιτούμενες δεξιότητες και τους/τις εργαζομένους/ες που διαδραματίζουν βασικό ρόλο στη διατήρηση και ανάπτυξη της επιχείρησης.

ευθυγράμμιση του ανθρώπινου δυναμικού με τους στόχους της επιχείρησης

Πριν διαμορφώσετε το σχέδιό σας, είναι απαραίτητη η συμφωνία μεταξύ της διοίκησης και του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού, γεγονός που προϋποθέτει πλήρη κατανόηση των βραχυπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων στόχων του οργανισμού. Η αύξηση του μεριδίου αγοράς ή η εισαγωγή μιας νέας σειράς προϊόντων μπορεί να επηρεάσει σημαντικά τον αριθμό και το είδος των εργαζομένων που απαιτούνται. Παράλληλα, θα πρέπει να ληφθούν υπόψη αποφάσεις που αφορούν τις επιχειρησιακές λειτουργίες, όπως η ψηφιοποίηση ή η αυξημένη χρήση τεχνολογίας και αυτοματοποίησης.

Όταν υπάρχει σαφής εικόνα των μελλοντικών στόχων, μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα σε βασικούς ρόλους και δεξιότητες που είναι απαραίτητες για την επίτευξή τους. Παράλληλα, μπορείτε να εντοπίσετε εργαζομένους/ες που διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στην επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων. Αν κριθεί απαραίτητο, ίσως χρειαστεί να αναδιοργανώσετε το δυναμικό σας, διασφαλίζοντας τη συνεχή ισορροπία μεταξύ παραγωγικότητας των εργαζομένων και ζήτησης της αγοράς.

Σκεφτείτε την πιθανότητα αναβάθμισης των δεξιοτήτων ή εκπαίδευσης των εργαζομένων για να καλύψετε μελλοντικές ανάγκες. Η ανάθεση μεγαλύτερων ευθυνών στους/στις εργαζόμενους/ες σας, σας επιτρέπει να να αξιοποιήσετε αποδοτικά στελέχη που έχουν ήδη αξιολογηθεί, διασφαλίζοντας έτσι αξιόπιστους επαγγελματίες σε κατάλληλες θέσεις.

Σε περιόδους οικονομικών διακυμάνσεων που οδηγούν τη διοίκηση στη μείωση των εργαζομένων, αναζητήστε τρόπους διατήρησης της απασχόλησης των υπαρχόντων εργαζομένων. Εξετάστε την πιθανότητα εκπαίδευσής τους σε πολλαπλούς ρόλους ή την εισαγωγή πιο ευέλικτων ωραρίων εργασίας.

αναπτύξτε στρατηγικές διατήρησης ταλέντων

Σε περιόδους οικονομικής ύφεσης, είναι εύκολο να σκεφτείτε τη μείωση του ανθρώπινου δυναμικού. Ωστόσο, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε μακροχρόνιες δυσκολίες και απώλεια εσόδων. Η απομάκρυνση ενός ή περισσότερων εργαζομένων ή δεξιοτήτων μπορεί γρήγορα να αποδιοργανώσει τις προσπάθειες ανάκαμψης. Μπορεί επίσης, να διαπιστώσετε ότι το κόστος επαναπρόσληψης εργαζομένων για να αντικαταστήσουν εκείνους/ες που αποχώρησαν είναι μεγαλύτερο από τα έσοδα που προέκυψαν, γι' αυτό είναι σημαντικό να βρείτε τρόπους για να κρατήσετε τα κορυφαία ταλέντα στην επιχείρηση.

Οι περίοδοι χαμηλής ζήτησης στην αγορά προσφέρουν την ευκαιρία για εκπαίδευση και ανάπτυξη. Αυτή η προσέγγιση σας επιτρέπει να προετοιμάσετε τους/τις εργαζομένους/ες σας να ανταποκριθούν άμεσα όταν αυξηθεί η ζήτηση, αποκτώντας νέες δεξιότητες και γνώσεις και συμμετέχοντας πιο ενεργά στην εταιρεία. Η εκ των προτέρων αξιολόγηση του ανθρώπινου δυναμικού και η ευθυγράμμιση με τους στόχους της επιχείρησης μπορεί να σας καθοδηγήσει ώστε να εστιάσετε στα σημεία που είναι πιο κρίσιμα. Για παράδειγμα, για να εξασφαλίσετε την εκπαίδευση και ανάπτυξη των κατάλληλων δεξιοτήτων στους/στις εργαζομένους/ες:

• χρησιμοποιήστε την ανάλυση του ανθρώπινου δυναμικού σας για να προσδιορίσετε ποιοι/ποιες έχουν τη μεγαλύτερη δυναμική στην επιχείρηση.
• συμβουλευτείτε τους βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους επιχειρηματικούς στόχους για να εντοπίσετε τις μελλοντικές ανάγκες σε ανθρώπινο δυναμικό.
• εξετάστε τις διαθέσιμες δεξιότητες για να εντοπίσετε τυχόν ελλείψεις.

εφαρμόστε ευέλικτες μορφές εργασίας

Η ευελιξία στο ανθρώπινο δυναμικό μπορεί να σας εξοικονομήσει χρήματα σε λειτουργικά κόστη, ενώ ταυτόχρονα να βελτιώσει το ηθικό των εργαζομένων. Εξετάστε τρόπους για να ενσωματώσετε μεγαλύτερη ευελιξία στον χώρο εργασίας. Δεδομένου ότι δεν είναι όλες οι θέσεις κατάλληλες για εργασία από απόσταση, αναζητήστε άλλους τρόπους για να προσφέρετε μεγαλύτερη ευελιξία στους/στις εργαζομένους/ες.

Σκεφτείτε την εφαρμογή ευέλικτων ωραρίων, την τετραήμερη εργασία ή μοντέλα υβριδικής εργασίας για να ενθαρρύνετε τους/τις εργαζομένους/ες χωρίς να αυξήσετε τους μισθούς. Οι ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας μπορούν, επίσης, να μειώσουν τα λειτουργικά έξοδα, όπως τα έξοδα καθαρισμού, υπηρεσιών κοινής ωφέλειας, ασφάλειας και εξοπλισμού γραφείων.

Η ευελιξία στις ώρες εργασίας και η μερική απασχόληση αυξάνουν την ενεργή συμμετοχή και την αφοσίωση των εργαζομένων, καθώς οι εργαζόμενοι/ες μπορούν να προσαρμόσουν τη ζωή τους (π.χ. φροντίδα παιδιών, ηλικιωμένων γονέων, ραντεβού για ιατρικές εξετάσεις) χάρη στα ευέλικτα ωράρια. Η εταιρεία επωφελείται, καθώς έχει δύο έμπειρους εργαζομένους που είναι εξίσου εκπαιδευμένοι/ες για την ίδια θέση. 

Ανεξάρτητα από τον τρόπο που θα επιλέξετε για την αναδιοργάνωσή σας, το βασικό χαρακτηριστικό είναι η συνεχής επικοινωνία. Οι εργαζόμενοι/ες από απόσταση πρέπει να νιώθουν το ίδιο ενταγμένοι/ες με εκείνους/ες που βρίσκονται στον χώρο εργασίας καθώς παραμένουν αναπόσπαστο μέρος της ομάδας και είναι απαραίτητο να ενημερώνονται για τις προκλήσεις, οικονομικές ή άλλες. Επιπλέον, θα ήταν χρήσιμο να διασφαλίσετε ίσες ευκαιρίες για τους/τις εργαζομένους/ες που εργάζονται εξ αποστάσεως, ώστε να συμμετέχουν σε προγράμματα εκπαίδευσης και ανάπτυξης και να νιώθουν έτοιμοι/ες να αναλάβουν περισσότερα καθήκοντα μέσω κάποιας προαγωγής.

αξιοποιήστε τα εργαλεία τεχνολογίας για να αυξήσετε την παραγωγικότητα

Η εφαρμογή ψηφιακών και αναλυτικών εργαλείων έχει αποδειχθεί ότι συμβάλλει στη μείωση του κόστους, προσφέροντας μεγαλύτερη αποδοτικότητα σε σύγκριση με άλλες μεθόδους, όπως οι απολύσεις. Οι οργανώσεις που προσαρμόζονται αποτελεσματικά έχουν διαπιστώσει ότι με τη σωστή χρήση της τεχνολογίας μπορεί να βελτιωθεί σημαντικά η απόδοση.

Οι εργαζόμενοι/ες που αποδεσμεύονται από επαναλαμβανόμενες, χειρονακτικές εργασίες μπορούν να αναλάβουν άλλους ρόλους, οι οποίοι προσφέρουν περισσότερες ευκαιρίες για πρωτοβουλίες και συμμετοχή. Η τεχνολογία μπορεί να συμβάλλει στη μείωση των λαθών και στην αύξηση της παραγωγικότητας. Η χρήση μηχανών για επαναλαμβανόμενες ή βαριές δραστηριότητες μπορεί να προλάβει τραυματισμούς εργαζομένων και απώλεια χρόνου. Οι online συναντήσεις και οι κοινοί χώροι εργασίας (open space) βοηθούν στην ενίσχυση της συνεργασίας μεταξύ απομακρυσμένων και on-site εργαζομένων.

Πριν από την επένδυση σε νέα τεχνολογία, υπολογίστε τα καθαρά κέρδη, λαμβάνοντας υπόψη το αρχικό κόστος, τα έξοδα εκπαίδευσης και τις ανάγκες για αναβάθμιση ή ανανέωση, σε συνδυασμό με τα συνολικά οφέλη στην παραγωγικότητα.

μία ασταθής οικονομία απαιτεί στρατηγικό σχεδιασμό ανθρώπινου δυναμικού

Σε περιόδους οικονομικής αβεβαιότητας, είναι απαραίτητη μια στρατηγική που να λαμβάνει υπόψη το μακροπρόθεσμο μέλλον. Ένα παθητικό στυλ διαχείρισης μπορεί να  να σας θέσει σε μειονεκτική θέση σε σχέση με τους ανταγωνιστές σας. Προετοιμαστείτε για τις διακυμάνσεις της αγοράς, τόσο τις θετικές όσο και τις αρνητικές, δημιουργώντας ένα σχέδιο που να καλύπτει κάθε ενδεχόμενο.

Η λήψη αποφάσεων με βάση τα δεδομένα απαιτεί πληροφορίες για τους/τις εργαζομένους/ες σας, τις δεξιότητές τους και τους βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους στόχους της επιχείρησής σας. Με ένα σχέδιο και δεδομένα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ευέλικτο ανθρώπινο δυναμικό που προσαρμόζεται ανάλογα με τις ανάγκες, εξαλείφοντας την ανάγκη για απολύσεις.

Η επιτυχία της επιχείρησής σας εξαρτάται από τους ανθρώπους της. Ως επαγγελματίας ανθρώπινου δυναμικού, μπορείτε να ενδυναμώσετε τον οργανισμό σας βελτιώνοντας τη διαχείριση του προσωπικού. Ένα αποτελεσματικό στρατηγικό σχέδιο είναι κρίσιμο για την μακροπρόθεσμη επιτυχία και την βραχυπρόθεσμη επιβίωση.