Στην ψηφιακή εποχή που διανύουμε, οι εταιρείες διερευνούν νέες οδούς ψηφιακού μετασχηματισμού για να απλοποιήσουν τις διαδικασίες τιμολόγησης, μισθοδοσίας και συμβολαίων. Σε σύγκριση με τις ηλεκτρονικές διαδικασίες, η δημιουργία, εκτύπωση και αποστολή εγγράφων σε πελάτες, συνεργάτες ή προμηθευτές μπορεί να επιβραδύνει σημαντικά τη ροή εργασιών και να κοστίσει σε χρήματα και χρόνο.
Στη Randstad, έχουμε υιοθετήσει τα τελευταία χρόνια καινοτόμες τεχνολογικές λύσεις και είμαστε σε θέση να παρέχουμε στους πελάτες μας εξειδικευμένες λύσεις ανθρωπίνου δυναμικού καθώς και εργαλεία, συνδυάζοντας την καινοτομία με την ανθρώπινη επαφή για να υποστηρίξουμε την ανάπτυξη επιχειρηματικών δραστηριοτήτων των πελατών μας.
Παρακάτω, διερευνούμε ορισμένα οφέλη από τα εργαλεία που διαθέτουμε, όπως της ηλεκτρονικής τιμολόγησης ( e invoicing) , των ηλεκτρονικών παρουσιολογίων (e timesheets) και ηλεκτρονικών συμβολαίων (e contracts) και πώς αυτά μπορούν να βοηθήσουν την επιχείρησή σας.
ποια τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης;
Ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο απλοποιεί κατα πολύ τη μέχρι τώρα χρονοβόρα διαδικασία τιμολόγησης, καθώς η δημιουργία, αποστολή, πληρωμή και η τήρηση βιβλίων πραγματοποιείται μέσω ενός συστήματος / εφαρμογής του υπολογιστή από την αρχή έως το τέλος.Όταν συγκρίνουμε την ηλεκτρονική τιμολόγηση με αυτή της έντυπης μορφής, διαπιστώνουμε ότι η ηλεκτρονική τιμολόγηση υπερτερεί έναντι της παραδοσιακής μεθόδου τιμολόγησης σε διάφορους τομείς, όπως:
#1 οικονομία
Η χρήση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης εξοικονομεί από μια επιχείρηση χρήμα και χρόνο σε σύγκριση με την έντυπη.Το λειτουργικό κόστος μειώνεται δραστικά, καθώς δεν απαιτούνται έξοδα χαρτιού για την εκτύπωση των τιμολογίων ή ταχυδρομικών τελών για την αποστολή τους.
#2 αποδοτικότητα
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση κάνει τις ζωές των εργαζομένων του οικονομικού τμήματος μιας επιχείρησης αλλά και των πελατών τους ευκολότερες με την απλοποίηση των διαδικασιών. Συγκεκριμένα τα ηλεκτρονικά τιμολόγια μπορούν να αυτοματοποιηθούν για την αποστολή επαναλαμβανόμενων τιμολογίων, να πληρωθούν από τον πελάτη με ένα κλικ και συνήθως να αποθηκευτούν απευθείας στα λογιστικά ηλεκτρονικά βιβλία.
#3 ταχύτητα
Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια μπορούν να αποστέλλονται, να λαμβάνονται, να πληρώνονται και να διακανονίζονται ταχύτερα σε σύγκριση με το χρόνο που χρειάζονται για την έκδοση και την αποστολή των εντύπων. Επιπλέον, οι πληροφορίες του ηλεκτρονικού τιμολογίου συγχρονίζονται αυτόματα στα λογιστικά συστήματα, μειώνοντας δραστικά το χρόνο που απαιτείται για την εισαγωγή των πληροφοριών στο λογιστικό σύστημα.
#4 ακρίβεια
Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια πιθανότατα είναι πιο αξιόπιστα καθώς απαιτούν λιγότερα βήματα για την έκδοσή τους. Στην έντυπη μέθοδο υπάρχουν πολλά περισσότερα βήματα στα οποία μπορεί να προκύψει κάποιο λάθος σε σύγκριση με την ηλεκτρονική τιμολόγηση που υπάρχει μόνο ένα σημείο στο οποίο μπορεί να γίνει σφάλμα - κατά την αρχική δημιουργία του τιμολογίου.
ποια τα πλεονεκτήματα του ηλεκτρονικού παρουσιολογίου;
Κάθε επιχείρηση που απασχολεί πολυάριθμο ανθρώπινο δυναμικό πρέπει να παρακολουθεί τις ώρες εργασίας του κάθε εργαζομένου ξεχωριστά. Το ηλεκτρονικό παρουσιολόγιο σε αντίθεση με το υπολογιστικό φύλλο ή ένα παρουσιολόγιο σε έντυπη μορφή αποτελεί μια λύση που βοηθά τις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται ευκολότερα την παρακολούθηση των ωρών εργασίας, τις υπερωρίες, τις άδειες και άλλες ειδικές περιστάσεις των (πολλές φορές πολυάριθμων) εργαζομένων τους αλλά και τη μισθοδοσία.
Συγκεκριμένα τα πλεονεκτήματα του ηλεκτρονικού παρουσιολογίου είναι τα εξής:
#1 άμεση διόρθωση
Οι διορθώσεις στα έντυπα παρουσιολόγια μπορεί να απαιτούν χρονοβόρες διαδικασίες, σε αντίθεση με τα ηλεκτρονικά παρουσιολόγια όπου είναι άμεσες. Οι προϊστάμενοι μπορούν να ζητήσουν από τους εργαζομένους να διορθώσουν το ωράριό τους και ο προϊστάμενος έχει τη δυνατότητα να το δει έγκαιρα και να το εγκρίνει. Η άμεση διόρθωση λαθών σημαίνει λιγότερα λάθη και στον υπολογισμό της μισθοδοσίας.
#2 έγκαιρη συγκέντρωση
Όσο περισσότεροι είναι οι εργαζόμενοι σ’ ένα τμήμα μιας εταιρείας, τόσο πιο δύσκολα γίνεται ο έλεγχος για το πόσοι και ποιοι έχουν στείλει το παρουσιολόγιο στον προϊστάμενό τους προς έγκριση. Η εφαρμογή των ηλεκτρονικών παρουσιολογίων επιτρέπει στους επικεφαλείς των τμημάτων να παρακολουθούν μια λίστα των παρουσιολογίων που έχουν έχουν υποβληθεί, λαμβάνοντας μια αυτόματη ειδοποίηση από το σύστημα. Ο προϊστάμενος μπορεί στη συνέχεια να κάνει μια υπενθύμιση για τα παρουσιολόγια που δεν έχουν εγκριθεί, ώστε να μην υπάρξουν καθυστερήσεις στην μισθοδοσία.
#3 πρόσβαση- ιστορικό
Τα έντυπα παρουσιολόγια αποθηκεύονται συχνά σε ντουλάπια αρχείων όπου οι εργαζόμενοι και προϊστάμενοι δεν έχουν εύκολη πρόσβαση, όταν θελήσουν να ανατρέξουν για έλεγχο και επιπλέον υπάρχει κίνδυνος να χαθούν. Τα ηλεκτρονικά παρουσιολόγια, σε αντίθεση, παρέχουν σε όλους πρόσβαση στην ίδια κεντρική βάση δεδομένων, προσφέροντας ταχύτερη επεξεργασία, και καλύτερη συνολική διαχείριση των παρουσιολογίων.
ποια τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής σύμβασης;
Η ηλεκτρονική σύμβαση αποτελεί μια φθηνή, γρήγορη διαδικασία που ελαχιστοποιεί τα λάθη, απλοποιώντας τις διαδικασίες σύνταξης, διόρθωσης, αποστολής και υπογραφής της άμεσα από οποιαδήποτε ηλεκτρονική συσκευή.
Συγκεκριμένα τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής σύμβασης είναι τα εξής:
#1 οικονομία
Η ηλεκτρονική διεκπεραίωση ηλεκτρονικών συμβάσεων όπως και η ηλεκτρονική τιμολόγηση μπορεί να μειώσει τα λειτουργικά κόστη γραφείου για την αγορά χαρτιού, εξοπλισμού εκτύπωσης, ταχυδρομικών τελών, αρχειοθέτησης και αποθήκευσης. Επιπρόσθετα και τα δύο μέρη κερδίζουν χρόνο και χρήμα καθώς δεν χρειάζεται να συναντηθούν δια ζώσης για να υπογράψουν τις συμβάσεις.
#2 ακρίβεια
Οι ηλεκτρονικές συμβάσεις επιτρέπουν από τον αποστολέα και τον παραλήπτη να εξετάζουν και να προσαρμόζουν τους όρους της σύμβασης ψηφιακά πριν συμφωνήσουν να το υπογράψουν. Και τα δύο μέρη μπορούν να εισάγουν δεδομένα μία φορά για να συμπληρώσουν πολλά πεδία. Αυτό διασφαλίζει ότι οι διευθύνσεις, τα ονόματα, οι υπογραφές είναι ακριβή σε όλη τη σύμβαση.
#3 ασφάλεια
Το λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων με δυνατότητες ηλεκτρονικής υπογραφής μπορεί να μειώσει ή να εξαλείψει την ικανότητα ενός τρίτου να παραβιάσει ένα ηλεκτρονικό έγγραφο και να προβεί σε αθέμιτες ενέργειες. Παρόλο που επιτρέπεται και στα δύο μέρη να επεξεργαστούν παράλληλα τη σύμβαση, το λογισμικό εξακολουθεί να προσφέρει λειτουργίες όπως: κωδικός πρόσβασης, παρακολούθηση και ιστορικό σύμβασης, έλεγχος ταυτότητας εγγράφου χρησιμοποιώντας κρυπτογράφηση, λειτουργίες ανίχνευσης που ειδοποιούν ένα ή και τα δύο μέρη ότι κάποιος έχει παραβιάσει το έγγραφο.
#4 ταχύτητα
Οι ηλεκτρονικές συμβάσεις απλοποιούν και επιταχύνουν τις διαδικασίες. Οι πελάτες/ εργαζόμενοι μπορούν να υπογράψουν συμβάσεις από οπουδήποτε και αν βρίσκονται και από οποιαδήποτε ηλεκτρονική συσκευή χωρίς να περιμένουν να λάβουν έντυπα αντίγραφα ταχυδρομικώς.
#5 αποδοτικότητα
Η σύνταξη και ο έλεγχος των συμβάσεων μπορεί να απαιτούν πολύ χρόνο. Το λογισμικό ηλεκτρονικών συμβάσεων, όμως, επιτρέπει να δημιουργούνται πρότυπα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν πολλές φορές για εκατοντάδες πελάτες ή εργαζόμενους.
Συγκεκριμένα, μπορεί να εργαστεί κάποιος πάνω σε ένα υπάρχον πρότυπο και να αλλάξει μόνο τις ενότητες ή τα προσωπικά στοιχεία που ισχύουν για νέους πελάτες/εργαζομένους.
Είμαστε εδώ για να επιλύσουμε όλες τις προκλήσεις που αντιμετωπίζετε στη στρατηγική Ανθρώπινου Δυναμικού της εταιρείας σας.