η χαρτογράφηση της πορείας των εργαζομένων: το κλειδί για τη βελτίωση της εμπειρίας τους.

Καθώς ο ανταγωνισμός για την προσέλκυση και διατήρηση ταλέντων παραμένει υψηλός, οι εργοδότες θέτουν ως προτεραιότητα την παροχή μιας θετικής εμπειρίας στους εργαζομένους. Η αφοσίωση των εργαζομένων, μπορεί να επηρεάσει την πλειοψηφία των ενεργειών μιας επιχείρησης από την πρόσληψη και τη διατήρηση μέχρι την ποιότητα της εργασίας και την παραγωγικότητα.

Για να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική στρατηγική που φροντίζει για την εμπειρία των εργαζομένων, είναι σημαντικό να κατανοήσετε, προκλήσεις και προσδοκίες που ανέπτυξαν οι εργαζόμενοι/ες καθ’ όλη την διάρκεια της διαδικασίας. Η χαρτογράφηση της πορείας των εργαζομένων (employee journey mapping), αποτελεί ένα από τα ισχυρότερα εργαλεία για την οπτικοποίηση, την παρακολούθηση και διαχείριση των εμπειριών των εργαζομένων. 

τι είναι η χαρτογράφηση της πορείας ενός/μιας εργαζόμενου/ης; 

Η πορεία ενός/μιας εργαζόμενου/ης περιλαμβάνει πληθώρα “διαδρομών” κατά τη διάρκεια παραμονής στον οργανισμό σας. Κάποιες από αυτές τις “διαδρομές” είναι αρκετά σημαντικές, όπως για παράδειγμα η υποβολή της αίτησης, η πρόσληψη, η αφοσίωση στα καθημερινά καθήκοντα, η επαγγελματική εξέλιξη και τέλος η αποχώρηση από την εταιρεία.

Σε καθεμία απο τις παραπάνω “διαδρομές”, οι εργαζόμενοι/ες έρχονται αντιμέτωποι/ες με αρκετές ευκαιρίες αλλά και προκλήσεις, στοιχεία που τους βοηθούν να διαμορφώσουν τις προσδοκίες τους. Για να καταφέρετε να παρέχετε την καλύτερη δυνατή εμπειρία στους εργαζομένους σας και ταυτόχρονα να επηρεάζετε θετικά τα αποτελέσματα της επιχείρησής σας, είναι αναγκαίο να αναλύσετε κατά πόσον ο οργανισμός σας μπορεί να ανταποκριθεί στις προσδοκίες των ταλέντων.

Η διαδικασία της χαρτογράφησης είναι ένας τρόπος ώστε να καταφέρετε ακριβώς αυτό. Η χαρτογράφηση της πορείας του/της εργαζομένου/ης είναι ένα μέσο το οποίο πραγματοποιεί την καταγραφή των εμπειριών των εργαζομένων από την στιγμή που υποβάλλουν την αίτηση μέχρι την αποχώρηση τους απο την εργασία. Η συγκεκριμένη διαδικασία σάς παρέχει χρήσιμες πληροφορίες, οι οποίες θα σας βοηθήσουν να εντοπίσετε πιθανά σημεία που χρειάζονται βελτίωση και στη συνέχεια να εφαρμόσετε τις κατάλληλες στρατηγικές για να τα αντιμετωπίσετε.

κατανόηση του πλαισίου της πορείας εργαζομένου/ης

Για να καταφέρετε να χαρτογραφήσετε την πορεία ενός/μιας εργαζόμενου/ης, είναι πολύ σημαντικό να κατανοήσετε τα κομβικά γεγονότα τα οποία αντιμετωπίζει μεμονωμένα κάθε ταλέντο και συνεπώς διαμορφώνουν σε συνολικό βαθμό την εμπειρία του/της. Είναι εξίσου απαραίτητο, κατά την διαδικασία αυτή να εντοπίσετε αυτά τα γεγονότα από την οπτική γωνία ενός/μιας εργαζόμενου/ης. Για παράδειγμα, προτιμήστε να χρησιμοποιείτε τη φράση ''κάνω αίτηση''  αντι για ''διαδικασία πρόσληψης'', η οποία αποτελεί μια προσέγγιση που επικεντρώνεται στην οπτική γωνία των εργαζομένων. 

Παρακάτω υπάρχουν μερικά παραδείγματα κομβικών “διαδρομών” των εργαζομένων κατά την επαγγελματική τους πορεία.

• Υποβάλλω αίτηση (προσέλκυση και πρόσληψη): Οι υποψήφιοι έχουν την τάση να συνδέονται με το employer brand κάθε εταιρείας, ενδεχομένως με τις διαφημίσεις ή με τις καμπάνιες στα social media. Ο σκοπός είναι να παροτρύνετε τους/τις υποψήφιους να υποβάλλουν αίτηση σε μια απο τις διαθέσιμες θέσεις εργασίας της επιχείρησής σας. Αυτό το στάδιο έχει πραγματοποιηθεί με επιτυχία όταν ο/η υποψήφιος υπογράφει το συμβόλαιο. 
• Προσαρμόζομαι (διαδικασία ενσωμάτωσης - onboarding process): Όταν νέοι/ες εργαζόμενοι/ες εντάσσονται στην εταιρεία, είναι ωφέλιμο να τους ενημερώσετε για τις πολιτικές και την κουλτούρα της εταιρείας καθώς και για τους ρόλους και τις αρμοδιότητές τους. Η διαδικασία αυτή, τους βοηθάνα αντιληφθούν ότι είναι μέρος της ομάδας από την πρώτη μέρα, διευκολύνοντας την προσαρμογή τους.
• Εργάζομαι (διατήρηση και αφοσίωση): Κάθε εργαζόμενος/η επιθυμεί το αίσθημα του “ανήκειν” και την σύνδεση με τον/την εργοδότη/τρια. Η δημιουργία ενός συμπεριληπτικού περιβάλλοντος, παρακινεί και ικανοποιεί τους/τις εργαζομένους/ες ενθαρρύνοντας τους να παραμείνουν και να εξελιχθούν στην εταιρεία σας. 
• Εξελίσσομαι (εκπαίδευση και ανάπτυξη): Μπορείτε να παροτρύνετε τους/τις εργαζομένους/ες σας να ξεχωρίσουν, προσφέροντάς τους εκπαιδευτικά προγράμματα, τακτικές αξιολογήσεις επιδόσεων και εποικοδομητικό feedback, το οποίο ενισχύει την επαγγελματική τους εξέλιξη. 
• Αποχωρώ (διαδικασία αποχώρησης): Όταν ο/η εργαζόμενος/η αποφασίζει να αποχωρήσει από την επιχείρησή σας, είναι απαραίτητο να τους υποστηρίξετε θετικά στη διαδικασία αυτή. Τέλος, η διαδικασία μεταβίβασης καθηκόντων (handover process) και η συνέντευξη αποχώρησης (exit interview) είναι εξαιρετικά σημαντικές για την χαρτογράφηση της πορείας του/της εργαζόμενου/ης.

πλεονεκτήματα της χαρτογράφησης της πορείας ενός/μιας εργαζόμενου/ης. 

Η βελτίωση της εμπειρίας των εργαζόμενων, έχει ως αποτέλεσμα την ταυτόχρονη βελτίωση της διαδικασίας πρόσληψης, της διοίκησης του ανθρώπινου δυναμικού καθώς και της επιτυχίας της επιχείρησης. Παρόλο που η θετική εργασιακή εμπειρία είναι κρίσιμη, η χαρτογράφηση της πορείας των εργαζομένων προσφέρει και άλλα οφέλη τα οποία είναι τα εξής:

• Αφοσίωση εργαζομένων: Καταγράφοντας τα σημεία που διαμορφώνουν την εργασιακή εμπειρία των ατόμων, μπορείτε να καταλάβετε τις ανάγκες, τις προσδοκίες και τις προκλήσεις των ταλέντων σας στα διαφορετικά στάδια της καριέρας τους. Με την ύπαρξη αυτής της οπτικής αναπαράστασης, μπορείτε μπορείτε να ενισχύσετε και να ενθαρρύνετε την αφοσίωση στον χώρο εργασίας.
• Καλύτερη κατανομή πόρων: Οπτικοποιώντας την πορεία των εργαζομένων, μπορείτε να καθορίσετε τις προκλήσεις και τις στρατηγικές που είναι αναγκαίες σε κάθε στάδιο της πορείας. Αν επιτύχετε αυτό, θα μπορείτε να διαχειρίζεστε τους πόρους της εταιρείας σας με μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα.
• Ευθυγράμμιση επαγγελματικών στόχων: Η στρατηγική χαρτογράφηση της πορείας των εργαζομένων σας, σας επιτρέπει να ευθυγραμμίσετε τους επαγγελματικούς σας στόχους με βάση τα αποτελέσματα της διαδικασίας. Όσο πιο στενά ευθυγραμμίσετε τους στόχους της εταιρείας με την πορεία των εργαζομένων, τόσο πιο αποτελεσματική θα είναι η λειτουργία της επιχείρησής σας.
• Αναγνώριση δυνατών και αδύναμων σημείων: Είναι κρίσιμο να γνωρίζετε σε τι επίπεδο βρίσκεται ο οργανισμός σας και αν προσφέρετε την καλύτερη δυνατή εμπειρία στους εργαζομένους σας. Μόνο όταν αναγνωρίσετε, ποια στοιχεία της επιχείρησης σας είναι δυνατά και αποτελεσματικά και αντίστοιχα ποια χρειάζονται βελτίωση, μπορείτε να δημιουργήσετε μια στρατηγική με σκοπό την βέλτιστη πορεία των εργαζομένων σας.
• Ενισχύοντας το employer brand σας: Όταν χρησιμοποιείτε σωστά η χαρτογράφηση της πορείας των εργαζομένων, μπορείτε να ανακαλύψετε τι είναι αυτό που σας διαφοροποιεί από τον ανταγωνισμό. Χρησιμοποιώντας τα σωστά πλαίσια χαρτογράφησης είναι πιθανό να εντοπίσετε τους τομείς όπου η επιχείρησή σας ξεχωρίζει, όπως και ποια στοιχεία θεωρούν οι εργαζόμενοι ότι είναι καλύτερα κατά την συνεργασίας σας. Αυτές οι λεπτομέρειες, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να χτίσετε ένα ελκυστικό employer brand.

οι καλύτεροι τρόποι για να χαρτογραφήσετε την πορεία των εργαζομένων σας

Όταν υλοποιείτε την στρατηγική της χαρτογράφησης, υπάρχουν ορισμένα σημεία είναι καλό να λάβετε υπόψη. Παρακάτω, θα βρείτε μερικούς αποτελεσματικούς τρόπους που μπορούν να βοηθήσουν στη βελτίωση της διαδικασίας χαρτογράφησης.

διαφορετική οπτική γωνία των εργαζομένων

Όταν χρησιμοποιείτε τη διαδικασία της χαρτογράφησης, οφείλετε να συλλογιστείτε πώς κάθε στάδιο της επηρεάζει τον χώρο εργασίας και την εταιρεία στο σύνολο, γι αυτό τον λόγο χρειάζεται να συμπεριλάβετε τους εργαζομένους σας. 

Συγκεκριμένα, η διαφορετικότητα της ομάδας που θα συμμετέχει είναι απαραίτητη για να αποκτήσετε μια ολοκληρωμένη άποψη για την εμπειρία των εργαζομένων σας. Για την ακρίβεια, μπορεί στην ομάδα να συμμετέχουν ταλέντα που προσλήφθηκαν πρόσφατα και αντίστοιχα ταλέντα που βρίσκονται περισσότερο καιρό στην επιχείρηση. Είναι, επίσης, σημαντικό να συμπεριλάβετε εργαζόμενους με διαφορετικά υπόβαθρα.

Σε μερικές περιπτώσεις, μπορεί να είναι ωφέλιμο να εξετάσετε την πορεία ενός/μιας εργαζόμενου/ης μεμονωμένα, σε συγκεκριμένα τμήματα. Αν για παράδειγμα, εντοπίσετε υψηλό δείκτη κινητικότητας στο τμήμα των πωλήσεων, τότε ίσως η καταγραφή των εμπειριών των εργαζομένων στο συγκεκριμένο τμήμα, βοηθούσε να ανακαλύψετε τις πιθανές αιτίες. Έτσι θα ενεργήσετε άμεσα εφαρμόζοντας τις κατάλληλες στρατηγικές βελτίωσης.

Για να συλλεξετε την ανατροφοδότηση (feedback) των εργαζομένων σας, έχετε αρκετές τεχνικές στην διάθεση σας. Μπορείτε να οργανώσετε κάποιο workshop ή να προγραμματίσετε μεμονωμένες συνεντεύξεις ή ακόμα να πραγματοποιήσετε έρευνες εργαζομένων. Παράλληλα, είναι σημαντικό να δημιουργήσετε ένα περιβάλλον, στο οποίο οι εργαζόμενοι νιώθουν άνετα να μοιραστούν τις ιδέες και τις σκέψεις τους. Όταν συγκεντρώσετε επαρκή δεδομένα σχετικά με τις απόψεις των εργαζομένων, είναι εξίσου σημαντικό να διασφαλίσετε ότι οι αλλαγές που πραγματοποιούνται αντανακλούν ενεργά τις προτιμήσεις και τις ανησυχίες του προσωπικού.

εφαρμογή λύσεων λαμβάνοντας υπόψη τους εργαζομένους σας

Όταν πραγματοποιείται η χαρτογράφηση της πορείας των εργαζομένων, συλλέγετε πολύτιμες πληροφορίες από τα τμήματα που χρειάζονται να βελτιωθούν ή να προσαρμοστούν ανάλογα. Έχοντας αυτές τις πληροφορίες οι επιχειρήσεις, μπορούν να απευθυνθούν στο τμήμα του HR και εκείνο με την σειρά του να προτείνει τις κατάλληλες λύσεις και στρατηγικές. Παρ’ όλα αυτά, κατά τη διαδικασία αυτή, οι ιδέες των εργαζομένων μπορεί να μην συμπεριληφθούν. 

Οι εργαζόμενοι/ες σας είναι η καλύτερη πηγή απλών και αποτελεσματικών λύσεων για θέματα που έχουν ήδη εντοπιστεί. Για παράδειγμα, αν παρατηρήθηκε στην εταιρεία οτι, για να λάβουν οι εργαζόμενοι/ες τεχνική υποστήριξη απο το τμήμα IT, οφείλουν να αναμένουν αρκετό χρονικό διάστημα, τότε είναι πιθανό κάποιος από τους/τις εργαζόμενους/ες σας να προτείνει μια αλλαγή στον τρόπο του αιτήματος σύμφωνα με την δική του/της εμπειρία. Έτσι, οποιοσδήποτε θα μπορεί να προσεγγίζει το τμήμα ΙΤ και να ζητά την συμβουλή τους σε τεχνικά ζητήματα.

Όταν συμπεριλαμβάνετε τους/τις εργαζομένους/ες σας στη διαδικασία επίλυσης προβλημάτων, όχι μονο τους δίνετε την ευκαιρία να συνεισφέρουν στον οργανισμό σας με τις ιδέες τους, αλλά ταυτόχρονα αυξάνετε τις πιθανότητες να βρείτε καινοτόμες λύσεις, οι οποίες αντικατοπτρίζουν τις ανάγκες του ανθρώπινου δυναμικού σας. 

μέτρηση αποτελεσμάτων

Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη που προκύπτουν κατά τη διαδικασία της χαρτογράφησης είναι η μη επιτυχής διεκπεραίωση των αποτελεσμάτων. Υπάρχουν περιθώρια λάθους, εφόσον η αγορά εργασίας συνεχώς αλλάζει όπως και οι φιλοδοξίες των εργαζομένων, κάτι το οποίο απαιτεί να διατηρείτε ενημερωμένες και σύγχρονες στρατηγικές χαρτογράφησης.

Για να μετρήσετε τα αποτελέσματά σας, είναι σημαντικό να επιλέξετε τις κατάλληλες μεθόδους και να τις ανανεώνετε συχνά. Μπορείτε, επίσης, να συνδυάσετε τις μετρήσεις σας με τους δείκτες ανθρώπινου δυναμικού (HR metrics) για να δημιουργήσετε ένα θετικό εργασιακό περιβάλλον για τους εργαζομένους σας. Παράλληλα, μπορείτε να βρείτε και άλλα είδη μετρήσεων που θα σας βοηθήσουν να χαρτογραφήσετε την πορεία των εργαζομένων σας.

• eNPS μετρήσεις: μετράει πόσο πιθανό είναι να προτείνουν οι εργαζόμενοι/ες την επιχείρησή σας, ως ένα εξαιρετικό χώρο εργασίας. 
• Ποσοστό αποδοχής αιτήσεων: το ποσοστό των υποψηφίων που αποδέχονται έναν ρόλο εσωτερικά στην εταιρεία σας. 
• Ποσοστό ολοκλήρωσης της αίτησης: το ποσοστό των υποψηφίων, όπου ξεκίνησαν την αίτηση για μια διαθέσιμη θέση και την ολοκλήρωσαν. 
• Ποσοστό διατήρησης εργαζομένων (νεοεισερχομένων και μη): το ποσοστό των εργαζομένων που παραμένουν στην επιχείρηση σας μετά από κάποιο συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.
• Συχνότητα αναγνώρισης: το ποσοστό κατά το οποίο αναγνωρίζετε και επιβραβεύετε τους/τις εργαζομένους/ες σας για τα επιτεύγματά τους στην εργασία.
• Σύνολο εσωτερικό προαγωγών: ο αριθμός των εσωτερικών προαγωγών που πραγματοποιήθηκαν σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. 

Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις παραπάνω μετρήσεις και στο σύνολο αλλά και μεμονωμένα στα τμήματα. Αυτή η προσέγγιση, όχι μόνο σας επιτρέπει να εντοπίσετε τα σημεία όπου η εταιρεία σας διαπρέπει ή χρειάζεται περαιτέρω βελτίωση αλλά είναι πιθανό να ανακαλύψετε τις καλύτερες στρατηγικές που μπορούν να εφαρμοστούν στην επιχείρησή σας.