οδηγός: υβριδικό μοντέλο εργασίας

Τι θα επικρατήσει στο μέλλον; Δια ζώσης, εξ αποστάσεως ή υβριδικό μοντέλο εργασίας;

Η πραγματικότητα είναι ότι η υβριδική εργασία είναι εδώ για να μείνει. Και τώρα είναι η στιγμή για να διασφαλίσετε ότι οι ηγέτες σας είναι έτοιμοι να αντιμετωπίσουν αυτήν την πρόκληση. Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε το πώς οι managers, οι supervisors και τα στελέχη της ανώτερης διοίκησης, μπορούν να μεταβούν ομαλά από ένα παραδοσιακό, δια ζώσης μοντέλο εργασίας σε ένα υβριδικό σύστημα.

Μελέτες δείχνουν, ότι οι εργαζόμενοι/ες πιθανότατα δεν θα είναι ποτέ έτοιμοι/ες να επιστρέψουν στο γραφείο — τουλάχιστον όχι αποκλειστικά. Σύμφωνα με την έρευνα Workmonitor 2024, το 31% των ταλέντων υποστηρίζει οτι τον τελευταίο καιρό, ο/η εργοδότης τους έχει γίνει πιο αυστηρός/η σχετικά με την επιστροφή στο γραφείο, σε παγκόσμιο επίπεδο το αντίστοιχο ποσοστό είναι ποσοστό 41%.  Απο την άλλη, οι εργαζόμενοι πλεον δηλώνουν οτι η εργασία από το σπίτι είναι μη διαπραγματεύσιμη για εκείνους (30%).

Παρόλο που η πλήρως απομακρυσμένη εργασία έχει μειωθεί από το 2021, το υβριδικό μοντέλο εργασίας διατηρεί τη σταθερή του παρουσία. Δεδομένου ότι το 23% των εργαζομένων εργάζεται απομακρυσμένα με διάφορους τρόπους, είναι σημαντικό για τους/τις εργοδότες/τριες να προωθούν το υβριδικό μοντέλο εργασίας, όταν αυτό είναι εφικτό. Επομένως, είναι ξεκάθαρο, ότι σύμφωνα με αυτά στοιχεία το ανθρώπινο δυναμικό που εργάζεται με υβριδικό μοντέλο είναι πλέον σταθερά εδραιωμένο.

5 πρακτικές συμβουλές για τη διαχείριση του υβριδικού ανθρώπινου δυναμικού

Η φράση “δίνω το καλό παράδειγμα” είναι πολύ σημαντική, ειδικά όταν πρόκειται να γίνει μετάβαση σε ένα νέο μοντέλο εργασίας. Για να προετοιμάσετε τα στελέχη σας για την μετάβαση στην υβριδική εργασία, είναι σημαντικό να τους/τις παρέχετε την επιπλέον υποστήριξη που μπορεί να χρειαστούν, έτσι ώστε να μπορέσουν να διαχειριστούν ομαλά την αλλαγή ενός ολόκληρου τμήματος. Παρακάτω θα βρείτε πέντε πρακτικά βήματα, για το πώς μπορείτε να τους βοηθήσετε σε αυτό.

1.καθοδήγηστε τους

Στην αρχή της πανδημίας, οι επιχειρηματικοί ηγέτες σε όλο τον κόσμο αναγκάστηκαν να μεταβούν από ένα στυλ διοίκησης, εντός του χώρου εργασίας, στη διαχείρισηεργαζομένων που εκτελούν τα καθήκοντά τους απομακρυσμένα. Τώρα, αρκετοί από εκείνους τους ηγέτες καλούνται να μεταβούν σε ένα υβριδικό μοντέλο εργασίας. Είναι φυσικό, λοιπόν, κάποιοι από αυτούς να είναι διστακτικοί να κάνουν άλλη μια αλλαγή στον τρόπο που διοικούν. Ωστόσο, για την εύρυθμη λειτουργία του υβριδικού μοντέλου, πρέπει να είναι σε συμφωνία όλα τα επίπεδα στην εταιρεία σας.

Ευτυχώς, υπάρχουν αρκετά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να βοηθήσετε τους ηγέτες σας να διαχειριστούν τη μετάβαση σε ένα υβριδικό και απομακρυσμένο μοντέλο εργασίας.

νέες πολιτικές στο χώρο εργασίας

Μπορείτε να ξεκινήσετε επανεξετάζοντας τις πολιτικές του χώρου εργασίας σας ώστε να τις προσαρμόσετε στις νέες απαιτήσεις ενός υβριδικού μοντέλου εργασίας. Δίνοντας στους επικεφαλής της ομάδας σας σαφείς οδηγίες, σχετικά με τις νέες πολιτικές της εταιρείας, όπως οι ώρες εργασίας ή ο τρόπος επικοινωνίας, μπορείτε να τους βοηθήσετε σε αυτήν τη μετάβαση.

ενημερωτικές συνεδρίες

Μόλις ανακοινωθεί το υβριδικό μοντέλο, αφιερώστε χρόνο για να προγραμματίσετε μια σειρά από ενημερωτικές συνεδρίες, τόσο για τη διοίκηση, όσο και για τους εργαζόμενους. Αυτό θα επιτρέψει στα στελέχη του οργανισμού σας να συζητήσουν τους στόχους τους και να διευκρινίσουν οποιεσδήποτε απορίες έχουν σχετικά με τις νέες αλλαγές.

εκπαιδεύστε τους

Λάβετε υπόψη ότι πολλοί από τους επικεφαλής των ομάδων στον οργανισμό σας, έχουν περάσει χρόνια αναπτύσσοντας το δικό τους στυλ ηγεσίας στον χώρο εργασίας. Δεν είναι ρεαλιστικό να αναμένουμε, λοιπόν, ότι θα μπορέσουν να προσαρμοστούν αμέσως σε αυτή τη νέα πραγματικότητα. Ένας από τους καλύτερους τρόπους, με τους οποίους μπορεί ο οργανισμός σας να κάνει πιο εύκολη αυτήν τη μετάβαση, είναι να προσφέρει στα στελέχη εκπαίδευση, ειδικά σχεδιασμένη, για τη διαχείριση ενός ανθρώπινου δυναμικού που εργάζεται υβριδικά.

2. σχεδιασμός κατάλληλων υβριδικών χώρων εργασίας

Με την εισαγωγή του νέου μοντέλου εργασίας θα ήταν ωφέλιμο, επίσης, να γίνει ένας επανασχεδιασμός του φυσικού χώρου εργασίας. Αξιολογήστε τον τρέχοντα χώρο της εταιρείας σας και καθορίστε ποιες αλλαγές θα μπορούσαν να γίνουν, ώστε να δημιουργηθεί ένα περιβάλλον που είναι ιδανικό για την υβριδική εργασία. Παρακάτω θα βρείτε μερικούς παράγοντες που καλό είναι να έχετε υπόψη σας, κατά τη δημιουργία των νέων χώρων.

συνεργασία

Τα τελευταία χρόνια οι απόψεις διίστανται σχετικά με την συνεχόμενη υβριδική εργασία. Αρκετοί πιστεύουν ότι το συγκεκριμένο στυλ εργασίας, επηρεάζει σημαντικά την συνεργασία και την ομαδικότητα των εργαζόμενων.Φροντίστε λοιπόν να ενισχύσετε το ομαδικό κλίμα τις ημέρες που οι εργαζόμενοι βρίσκονται στο γραφείο.

Σκεφτείτε να μειώσετε τον αριθμό των ατομικών γραφείων και αντ' αυτού, μετατρέψτε τα σημεία αυτά σε αίθουσες συσκέψεων, εξοπλισμένες κατάλληλα για συναντήσεις από κοντά ή εικονικά.

αποκεντρωμένα γραφεία

Η μετάβαση σε ένα υβριδικό ανθρώπινο δυναμικό μπορεί να βοηθήσει την εταιρεία σας να εξοικονομήσει χρήματα, μέσω της αποκέντρωσης των γραφείων. Σύμφωνα με μια μελέτη της McKinsey, οι οργανισμοί μπορούν να εξοικονομήσουν έως και 30% στα κόστη ακίνητης περιουσίας, επενδύοντας σε εναλλακτικούς χώρους εργασίας.

3. διατηρήστε μια προσέγγιση έχοντας στο επίκεντρο την ενσυναίσθηση

Καθώς ο οργανισμός σας εισέρχεται σε νέες προκλήσεις και ευκαιρίες, για να διαχειριστεί το ανθρώπινο δυναμικό που εργάζεται υβριδικά , είναι σημαντικό να διατηρήσετε μια προσέγγιση με επίκεντρο την ενσυναίσθηση. Οι επιχειρηματικοί ηγέτες δεν είναι οι μόνοι που προσπαθούν να προσαρμοστούν με τις αλλαγές στις συνθήκες εργασίας. Οι εργαζόμενοί σας βρίσκονται, επίσης, αντιμέτωποι με προσωπικές προκλήσεις, όπως η φροντίδα των οικείων τους ή η εκπαίδευση ή οι δραστηριότητες μετά το σχολείο.

Οι επικεφαλής των ομάδων χρειάζεται να συνειδητοποιήσουν ότι η ανάπτυξη ενός υβριδικού χώρου εργασίας θα χρειαστεί χρόνο και πιθανότατα κάποιες προσαρμογές. Ωστόσο, υπάρχουν διάφορες ενέργειες που η εταιρεία σας μπορεί να αναλάβει, για να μειώσει τον αντίκτυπο στους εργαζομένους της.

ζητήστε feedback

Είναι σημαντικό να αναπτύξετε έναν αποτελεσματικό τρόπο μέτρησης του πώς νιώθουν οι εργαζόμενοι/ες σας, καθώς εισέρχεστε στο υβριδικό μοντέλο. Μπορείτε να εξετάσετε τη χρήση διαφόρων μέσων ανατροφοδότησης, όπως οι σύντομες έρευνες και τα φόρουμ εργαζομένων, αλλά και να αναπτύξετε μια διαδικασία, τέτοια, ώστε οι εργαζόμενοι/ες να μπορούν να εκφράζουν τις ανησυχίες και τις προκλήσεις τους.

Οι επικεφαλής των ομάδων χρειάζεται, επίσης, να προγραμματίζουν συχνές συναντήσεις, όπου οι εργαζόμενοι/ες θα μπορούν να συζητήσουν τόσο επαγγελματικά, όσο και προσωπικά θέματα. Η συχνή επικοινωνία με την ομάδα θα βοηθήσει τους επικεφαλής να αξιολογήσουν την ευημερία των εργαζομένων, αλλά και να εντοπίσουν τυχόν προβλήματα που μπορεί να αντιμετωπίζουν.

διατηρήστε την ευελιξία

Ένα από τα οφέλη του υβριδικού μοντέλου εργασίας είναι η προσέλκυση περισσότερων υποψηφίων. Αυτό το όφελος ισχύει μόνο εάν οι εταιρείες διατηρήσουν μια προσέγγιση με επίκεντρο την ενσυναίσθηση που επιτρέπει την ευελιξία, όσον αφορά την απομακρυσμένη εργασία.

Δεδομένου ότι η δημιουργία ενός υβριδικού χώρου εργασίας είναι μια διαδικασία σε εξέλιξη, οι team leaders καλό θα ήταν να μην υποθέτουν ότι κατανοούν τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι εργαζόμενοί τους. Η πραγματικότητα είναι ότι η πανδημία έχει ενισχύσει την επιθυμία για μια υγιή ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής. Στην πραγματικότητα, σ΄θμφωνα με την έρευνα Employer Brand της Randstad έδειξε ότι το 35% των εργαζομένων θα σκεφτόταν να αποχωρήσει από την τρέχουσα εργασία του, για να αναζητήσει μια καλύτερη ισορροπία μεταξύ εργασίας και ζωής.

Για να εξαλείψουν τον κίνδυνο των αυξημένων ποσοστών αποχώρησης, οι ηγέτες χρειάζεται να προσφέρουν ευελιξία στο υβριδικό πρόγραμμα εργασίας. Επίσης, καλό θα ήταν, να συζητούν τις προκλήσεις του work-life balance απευθείας με τους/τις εργαζομένους/ες τους, πριν προσπαθήσουν να τους/τις προσφέρουν οποιοδήποτε είδος λύσης.

περιορίστε το burn out

Οι team leaders οφείλουν να λάβουν προληπτικά μέτρα για να αποφευχθεί η εξάντληση των εργαζομένων. Μια αρχή θα ήταν η μείωση του αριθμού των διαδικτυακών συναντήσεων και η πραγματοποίηση μόνο εκείνων που είναι πραγματικά απαραίτητων για την απόδοση της ομάδας. Αντ' αυτού, χρησιμοποιήστε άλλα εργαλεία επικοινωνίας και διαχείρισης του χώρου εργασίας, για να διατηρήσετε την ομάδα σας συνδεδεμένη. Επιπλέον, σκεφτείτε να καθορίσετε ώρες «μην ενοχλείτε» για την ομάδα σας, για να ενθαρρύνετε την αδιάλειπτη παραγωγικότητα. 

4. εστιάστε στην συμπεριληπτικότητα

Ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία ενός υβριδικού μοντέλου εργασίας είναι να εξασφαλιστεί ότι οι εργαζόμενοι/ες, είτε στο γραφείο είτε στο σπίτι, αισθάνονται το ίδιο συνδεδεμένοι με το χώρο εργασίας τους. Ωστόσο, η διατήρηση της συμπεριληπτικότητας σε ένα υβριδικό μοντέλο μπορεί να είναι αρκετά δύσκολη. Το πιο σημαντικό βήμα είναι οι ηγέτες να κατανοήσουν τις προκλήσεις που υπάρχουν και να βρουν τρόπους να δημιουργήσουν ίσες εργασιακές ευκαιρίες για τους εργαζόμενους εξ αποστάσεως, αλλά και δια ζώσης.

δημιουργία αποτελεσματικών τρόπων επικοινωνίας

Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις στη μετάβαση σε ένα υβριδικό μοντέλο εργασίας, είναι η επικοινωνία της ομάδας. Πολλές φορές γίνονται συζητήσεις στο γραφείο χωρίς να μεταφέρεται η σχετική πληροφορία στους εξ αποστάσεως εργαζόμενους. Άλλωστε, η διαπροσωπική επικοινωνία ήταν ο τρόπος εργασίας, για το μεγαλύτερο μέρος της καριέρας των περισσότερων εργαζομένων. Για να ξεπεραστεί αυτή η πρόκληση, τα στελέχη πρέπει να επανεξετάσουν τη νοοτροπία τους σχετικά με την επικοινωνία στον χώρο εργασίας και να επενδύσουν σε μια σειρά ψηφιακών εργαλείων που επιτρέπουν τη συνεχή επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας.

δημιουργία συμπεριληπτικών χώρων συναντήσεων

Ανεξάρτητα από τον τύπο του υβριδικού μοντέλου εργασίας που θα αναπτύξει ο οργανισμός σας, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα πολλές συναντήσεις να περιλαμβάνουν ένα συνδυασμό εξ αποστάσεως και δια ζώσης εργαζομένων. Γι’ αυτόν το λόγο, φροντίστε να δημιουργήσετε χώρους συνεργασίας που είναι ιδανικοί για υβριδικές συναντήσεις.

Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε χώρους συναντήσεων που να περιλαμβάνουν καθίσματα και οθόνες, τοποθετημένα σε ένα κύκλο και με τις οθόνες βρίσκονται στο επίπεδο των ματιών, για να δίνουν την αίσθηση μιας παραδοσιακής δια ζώσης συνάντησης. Μπορεί η δημιουργία τέτοιων χώρων συναντήσεων να μην είναι εντός του προϋπολογισμού της εταιρείας, αλλά είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι οι ομάδες σας διαθέτουν τα απαραίτητα εργαλεία και εξοπλισμό για τη δημιουργία χώρων συναντήσεων που προάγουν την συμπερίληψη όλων των εργαζόμενων.

προώθηση της αναγνώρισης των εργαζομένων

Η επένδυση σε προγράμματα αναγνώρισης των εργαζομένων ή η προσαρμογή στο υβριδικό μοντέλο εργασίας, μπορεί να είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να προβάλετε τη συμπερίληψη στο χώρο εργασίας. Σκεφτείτε να προσφέρετε συχνές ευκαιρίες αναγνώρισης που συνδέονται με ένα πρόγραμμα παροχών ή να διοργανώνετε διαδικτυακές συναντήσεις με σκοπό την αναγνώριση και την επιβραβεύση των εργαζομένων που να περιλαμβάνουν ολόκληρη την εταιρεία ή το τμήμα.

5. παρακολουθείστε αντικειμενικά την απόδοση

Μία ακόμη πρόκληση της εξ αποστάσεως εργασίας είναι η παρακολούθηση της απόδοσης των εργαζομένων, χωρίς να υπάρχει προκατάληψη υπέρ των εργαζομένων στο χώρο εργασίας. Η πραγματικότητα είναι ότι τα περισσότερα στελέχη αξιολογούν καθημερινά την απόδοση των εργαζομένων τους για μεγάλο χρονικό διάστημα. Με ένα υβριδικό μοντέλο εργασίας, τα στελέχη αυτά, χρειάζεται να αλλάξουν τον τρόπο αξιολόγησης. ς. Παρακάτω θα βρείτε μερικές συμβουλές για να το καταφέρετε αυτό.

δημιουργήστε μια δομημένη διαδικασία αξιολόγησης της απόδοσης

Μελέτες που έγιναν στο Ηνωμένο Βασίλειο, πριν από την πανδημία, αποκάλυψαν ότι οι εξ αποστάσεως εργαζόμενοι/ες είχαν 50% λιγότερες πιθανότητες προαγωγής, συγκριτικά με τους δια ζώσης εργαζόμενους. Οι εταιρείες που επιθυμούν να μεταβούν σε υβριδικό μοντέλο ως μόνιμη επιλογή χρειάζεται να δώσουν ιδιαίτερη σημασία σε αυτό. Ξεκινήστε δημιουργώντας μια εδραιωμένη διαδικασία αξιολόγησης της απόδοσης των εργαζομένων, που ελαχιστοποιεί το στοιχείο της προκατάληψης, ενσωματώνοντας τη χρήση δεικτών KPI στο χώρο εργασίας και συνοδεύεται από στοχευμένες παρατηρήσεις.

δημιουργήστε μία σχέση εμπιστοσύνης μεταξύ διοίκησης και εργαζομένων

Για να είναι επιτυχημένη η υβριδική εργασία, χρειάζεται να υπάρχει εμπιστοσύνη ανάμεσα στη διοίκηση και στους εργαζόμενους, ειδικά όταν εργάζονται εξ αποστάσεως. Δεν είναι δυνατό να κάνετε micromanage στους εξ αποστάσεως εργαζόμενους, ενώ ταυτόχρονα να περιμένετε να παραμείνουν παραγωγικοί κατά τη διάρκεια της ημέρας. Παρόλο που τα στελέχη μπορεί να εκφράζουν συχνά την ανησυχία τους για την απόδοση των εξ αποστάσεως εργαζομένων, μελέτες δείχνουν ότι οι εργαζόμενοι/ες που δουλεύουν από το σπίτι είναι 24% πιο παραγωγικοί.

Αν δυσκολεύεστε να εμπιστευτείτε την ομάδα σας, μπορείτε να εξετάσετε εναλλακτικές μεθόδους για την παρακολούθηση της παραγωγικότητας. Οι εργαζόμενοι, για παράδειγμα, μπορούν να διαχειρίζονται και να ενημερώνουν μία φόρμα με τα καθήκοντα που έχουν αναλάβει και την πρόοδό τους, δίνοντας έτσι τη δυνατότητα στους υπεύθυνους να παρακολουθούν την απόδοση και την εξέλιξη των εργασιών, είτε οι εργαζόμενοι βρίσκονται στο γραφείο είτε εργάζονται εξ αποστάσεως.

προσφέρετε τακτικό feedback

Είναι πολύ πιθανό στη διαδικασία της μετάβασης, μερικοί εργαζόμενοι/ες να αισθανθούν οτι δεν μπορούν να προσαρμοστούν τόσο εύκολα. Οι team leaders μπορούν να αποφύγουν αυτό το αίσθημα αβεβαιότητας, μεταξύ των μελών της ομάδας, προσφέροντάς τους τακτική ανατροφοδότηση. Σε ένα εργασιακό περιβάλλον γραφείου, το τακτικό feedback μπορεί να συμβεί σε διάφορες στιγμές κατά τη διάρκεια της ημέρας. Ωστόσο, όταν εργάζεστε από το σπίτι, οι ευκαιρίες αυτές είναι περιορισμένες. Επομένως, τα στελέχη σας χρειάζεται να αποκτήσουν τη συνήθεια του να παρέχουν feedback χρησιμοποιώντας διαφορετικά κανάλια επικοινωνίας.

Το να λάβετε προληπτικά μέτρα, για να προετοιμάσετε τα στελέχη της ομάδας σας, για την αλλαγή στο υβριδικό μοντέλο εργασίας, μπορεί να συμβάλλει σημαντικά στην διασφάλιση της ομαλής μετάβασης για το ανθρώπινο δυναμικό σας.