πώς να καθιερώσετε το υβριδικό μοντέλο εργασίας.

Τι είναι το υβριδικό μοντέλο εργασίας; Μήπως είναι το κατάλληλο για την εταιρεία σας; Σε αυτό το άρθρο σας παρέχουμε πληροφορίες σχετικά με το υβριδικό μοντέλο εργασίας, καθώς και συμβουλές για το πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα παραγωγικό υβριδικό χώρο.

τι είναι το υβριδικό μοντέλο;

Το υβριδικό μοντέλο ενσωματώνει στοιχεία τόσο από τη δια ζώσης, όσο και από την εξ αποστάσεως εργασία και μπορεί να λειτουργήσει με δύο τρόπους. Ο πρώτος τρόπος αφορά την δυνατότητα που δίνουν οι εργοδότες/τριες σε όλους/ες τους/τις εργαζομένους/ες, να εργάζονται κάποιες μέρες από το σπίτι και κάποιες μέρες από το γραφείο. Ενώ, στον δεύτερο τρόπο, αυτό ισχύει για ορισμένους/ες εργαζόμενους/ες. Δηλάδη, κάποιοι/ες εργαζόμενοι/ες εργάζονται εξ αποστάσεως, ενώ άλλοι/ες δια ζώσης.

οφέλη του υβριδικού μοντέλου

Μετά την πανδημία, πολλές εταιρείες υιοθέτησαν το υβριδικό μοντέλο εργασίας και αυτό γιατί μπορεί να προσφέρει πολλά οφέλη. Μερικά από αυτά είναι:

• Αύξηση παραγωγικότητας: Αρκετοί εργοδότες αναφέρουν ότι έχουν παρατηρήσει αύξηση της παραγωγικότητας στους/στις εξ αποστάσεως εργαζομένους/ες.

• Μεγαλύτερη ικανοποίηση των εργαζομένων: Σύμφωνα με την έρευνα μας, Workmonitor 2024, το 30% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι η τηλεργασία είναι αδιαπραγμάτευτη παροχή, ενώ το 29% θα σκεφτόταν να παραιτηθεί αν έπρεπε να πηγαίνει περισσότερες μέρες στο γραφείο.

• Μεγαλύτερο talent pool: Το υβριδικό μοντέλο, μπορεί να προσελκύσει ταλέντα που αναζητούν μεγαλύτερη ευελιξία στην εργασία τους, αλλά και υποψήφιους/ες που υπό άλλες συνθήκες δεν θα έκαναν αίτηση στις θέσεις σας, λόγω της απόστασης .

βέλτιστες πρακτικές για ένα υβριδικό μοντέλο εργασίας

Εάν σκοπεύετε να υιοθετήσετε ένα υβριδικό μοντέλο εργασίας, είναι σημαντικό να προετοιμαστείτε κατάλληλα γι’ αυτό. Για να σας βοηθήσουμε να ξεκινήσετε, παρακάτω θα βρείτε μία λίστα με όσα «πρέπει» και όσα «δεν πρέπει» να κάνετε κατά την εφαρμογή του υβριδικού μοντέλου.

ποια είναι τα επόμενα βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε:

Είναι λογικό πως δεν γίνεται να δημιουργήσετε ένα μοντέλο εργασίας που να καλύπτει τις ανάγκες κάθε εργαζομένου/ης, αλλά τουλάχιστον, μπορείτε να κατανοήσετε καλύτερα τις βασικές προκλήσεις που αντιμετωπίζουν. Με αυτόν τον τρόπο, θα καταφέρετε να δημιουργήσετε ένα υβριδικό περιβάλλον εργασίας που βελτιώνει την παραγωγικότητα και την ευελιξία των εργαζομένων σας, ενώ παράλληλα τους βοηθάει να διατηρούν μια υγιή ισορροπία μεταξύ προσωπικής και επαγγελματικής ζωής. Είναι επίσης, εξίσου σημαντικό να επικοινωνείτε συχνά με τους/τις εργαζομένους/ες σας, για να παρακολουθείτε την πρόοδο του νέου μοντέλου και να κάνετε τις κατάλληλες αλλαγές.

θέστε σαφείς προσδοκίες

Όταν δημιουργείτε νέες πολιτικές για το υβριδικό μοντέλο, φροντίστε να είστε σαφείς και περιεκτικοί. Οι εργαζόμενοι/ες είναι σημαντικό να κατανοούν ποιες είναι οι ευθύνες τους (ώρες εργασίας, υποχρεώσεις κ.λπ.), είτε εργάζονται από το σπίτι, είτε από το γραφείο. Οι εργαζόμενοί/ες σας χρειάζεται, επίσης, να γνωρίζουν το πώς θα αξιολογείται η απόδοσή τους και με ποιον μπορούν να επικοινωνήσουν για τα διάφορα ζητήματα που μπορεί να προκύψουν.

επενδύστε σε μέσα επικοινωνίας

Η εσωτερική επικοινωνία είναι μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις του υβριδικού μοντέλου εργασίας. Ωστόσο, είναι απαραίτητο να διασφαλίσετε ότι, τόσο οι δια ζώσης εργαζόμενοι/ες, όσο και οι εξ αποστάσεως, μπορούν να επικοινωνούν με την ίδια αποτελεσματικότητα.Ευτυχώς, η εξέλιξη της τεχνολογίας, τα τελευταία χρόνια, έχει συμβάλει στη δημιουργία πολλών μέσων επικοινωνίας. Αφιερώστε χρόνο για να εντοπίσετε τα εμπόδια που υπάρχουν στην επικοινωνία της εταιρείας σας και στη συνέχεια, αναζητήστε εναλλακτικές λύσεις που μπορούν να σας βοηθήσουν να τα αντιμετωπίσετε.

διαμορφώστε κατάλληλα το χώρο εργασίας

Ένα νέο μοντέλο απαιτεί και νέο τρόπο εργασίας, ο οποίος, με τη σειρά του, μπορεί να απαιτεί και ένα νέο εργασιακό περιβάλλον. Σκεφτείτε τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι/ες σας θα εργάζονται από το σπίτι, αλλά και από το γραφείο. Οι μέρες στο χώρο εργασίας θα μπορούσαν να επικεντρώνονται στην ομαδική δουλειά, τη συνεργασία, τα meetings, το brainstorming, αλλά και την εκπαίδευση. Η ύπαρξη ενός χώρου, όπου οι ομάδες θα μπορούν να διεξάγουν τέτοιου είδους συναντήσεις θα είναι εξαιρετικά σημαντική, σε ένα υβριδικό μοντέλο εργασίας. 

Αυτό δεν σημαίνει ότι η εταιρεία σας χρειάζεται να επενδύσει απαραίτητα στην ανακαίνιση του χώρου ή να μετακομίσει σε νέα τοποθεσία. Μπορείτε για παράδειγμα, αν οι εργαζόμενοι/ες σας εργάζονται εναλλάξ μέρες, να δημιουργήσετε κοινόχρηστους χώρους εργασίας και να μετατρέψετε τα υπόλοιπα γραφεία σε αίθουσες συναντήσεων.

δημιουργήστε ένα πλαίσιο για τη λήψη αποφάσεων

Μπορεί να φαίνεται ιδανικό κάθε εργαζόμενος/η να αποφασίζει τις ημέρες που θα εργάζεται από το σπίτι και τις ημέρες που θα έρχεται στο γραφείο. Εκτός από την δεύτερη περίπτωση που αναφέραμε προηγουμένως, αυτός ο τύπος διαρρύθμισης μπορεί να προκαλέσει πολλαπλές προκλήσεις.

Πρώτον, οι περισσότεροι εργαζόμενοι, πιθανότατα, να επιλέξουν να εργάζονται Δευτέρα και/ή Παρασκευή από το σπίτι. Έτσι, αν ο στόχος σας είναι να μειώσετε το πλήθος των εργαζομένων που έρχονται στο γραφείο, σε οποιαδήποτε ημέρα, αυτό μπορεί να αποτελέσει εμπόδιο. Δεύτερον, αν τα μέλη μιας ομάδας έχουν διαφορετικές ημέρες γραφείου, η δια ζώσης επαφή, η συνεργασία, το brainstorming και η ομαδική δουλειά δεν θα είναι δυνατά.

Γι’ αυτό, οι υπεύθυνοι/ες των ομάδων μαζί με τους εργαζομένους τους, χρειάζεται να καθορίσουν ‘τους κανόνες’ για την εξ αποστάσεως εργασία, όπως για παράδειγμα το ποιες ημέρες θα είναι υποχρεωτικά από το γραφείο. Μπορείτε ακόμα να προσφέρετε ευελιξία στις ώρες εργασίας, αλλά να θυμάστε πως το εξ αποστάσεως μοντέλο λειτουργεί καλύτερα όταν τα ωράρια έχουν καθοριστεί βάσει ομάδας, τμήματος ή εταιρείας.

αφιερώστε χρόνο πριν λάβετε κάποια απόφαση

Είναι σημαντικό να κατανοήσετε ότι η εφαρμογή ενός υβριδικού μοντέλου εργασίας απαιτεί χρόνο. Είναι πολύ πιθανό οι πολιτικές που εφαρμόζετε, να χρειαστούν τροποποιήσεις μελλοντικά. Οι αλλαγές αυτές είναι φυσιολογικές, καθώς προκύπτουν κατά την εφαρμογή οποιασδήποτε νέας επιχειρηματικής διαδικασίας. Ενημερώστε τους/τις εργαζομένους/ες σας ότι η ανάπτυξη ενός υβριδικού μοντέλου είναι μια συνεχής διαδικασία και ότι θα αξιολογείτε την αποτελεσματικότητά του ανά τακτά χρονικά διαστήματα και αν είναι απαραίτητο θα κάνετε τις κατάλληλες αλλαγές.

καλλιεργήστε την ισότητα ανάμεσα στους εργαζομένους σας

Ένα άλλο πρόβλημα που μπορεί να προκύψει σε ένα υβριδικό μοντέλο εργασίας είναι η ανάπτυξη διακρίσεων ανάμεσα σε όσους/ες εργάζονται πλήρως στον χώρο εργασίας, και σε όσους/ες εργάζονται εξ αποστάσεως ή υβριδικά. Πολλοί/ες εργαζόμενοι/ες έχουν συνηθίσει να εργάζονται από το γραφείο και μερικές φορές ξεχνούν ότι οι εξ αποστάσεως συνάδελφοί τους δεν είναι εκεί για να ακούσουν όλες τις συζητήσεις ή να γνωρίζουν όλα τα γεγονότα που συμβαίνουν στον χώρο εργασίας.

Είναι σημαντικό λοιπόν, να διασφαλιστεί ότι όλοι/ες οι εργαζόμενοι/ες είναι ενημερωμένοι/ες και έχουν πρόσβαση στα εργαλεία που χρειάζονται, όταν τα χρειάζονται. Για παράδειγμα, οι επικεφαλείς των ομάδων στον χώρο εργασίας μπορούν να δημιουργούν ένα ημερήσιο έγγραφο αναφοράς που θα παρέχει πληροφορίες για το συνέβη μέσα στην μέρα. Με την κατάλληλη ενημέρωση όσων εργάζονται εξ αποστάσεως και οι δια ζώσης εργαζόμενοι/ες, με τη σειρά τους, θα καταβάλλουν μεγαλύτερη προσπάθεια σε αυτό.

προσέξτε την ‘ψηφιακή εξάντληση’

Η ψηφιακή εξάντληση προκύπτει από την υπερβολική έκθεση στις ηλεκτρονικές συσκευές, όπως οι υπολογιστές, τα κινητά τηλέφωνα και οι οθόνες και μπορεί να προκαλέσει άγχος, δυσκολία στη συγκέντρωση, στην όραση, αλλά και στον ύπνο.

Για να γίνει η εξ αποστάσεως εργασία αποτελεσματική, οι εργοδότες/τριες χρειάζεται να αντιμετωπίσουν αυτήν την πρόκληση. Μερικές τακτικές που μπορούν να βοηθήσουν σε αυτό περιλαμβάνουν:

• βεβαιωθείτε ότι στις συναντήσεις βρίσκονται μόνο όσοι/ες είναι απαραίτητοι/ες, στέλνοντας μια ατζέντα πριν από κάθε meeting.

• προσφέρετε τη δυνατότητα στους/στις εργαζομένους/ες σας να έχουν «μην ενοχλείτε» status, ώστε να μπορούν να δουλεύουν χωρίς περισπασμούς.

• προτρέψτε τους/τις εργαζομένους/ες σας να σκέφτονται πιο προσεκτικά σε ποιον και γιατί στέλνουν email, για να μειώσουν τα άσκοπα emails.

δώστε έμφαση στα διαλείμματα

H έλλειψη διαλειμμάτων κατά τη διάρκεια της ημέρας μπορεί να οδηγήσει στη μείωση της δημιουργικότητας και της παραγωγικότητας. Είναι γεγονός πως τα διαλείμματα βοηθούν τους/τις εργαζομένους/ες να είναι πιο παραγωγικοί/ες, σε σχέση με εκείνους/ες που δεν κάνουν.

Επιπλέον, μια άλλη μεγάλη πρόκληση της εξ αποστάσεως εργασίας είναι το αίσθημα της απομόνωσης. Μπορείτε να περιορίσετε αυτό το αίσθημα, διοργανώνοντας διαλείμματα μέσα στην ημέρα για τους/τις εργαζομένους/ες σας, τόσο στο γραφείο, όσο και εξ αποστάσεως. Σκεφτείτε να οργανώνετε μικρές δραστηριότητες, όπως διαδικτυακά διαλείμματα για καφέ ή παιχνίδια γνώσεων, κατά τη διάρκεια του μεσημεριανού γεύματος.