τι είναι η διαδικασία onboarding και πώς λειτουργεί;

Το onboarding είναι μια σημαντική διαδικασία που επηρεάζει όλους/ες τους/τις συμμετέχοντες/ουσες. Για τους/τις νέους/ες εργαζόμενους/ες, αποτελεί την πρώτη τους επαφή με το εργασιακό περιβάλλον της εταιρείας, την ευκαιρία να δημιουργήσουν μία καλή πρώτη εντύπωση και να κατανοήσουν τον ρόλο και τα καθήκοντά τους. Για τους/τις εργοδότες/τριες, είναι η στιγμή που θέτουν τις βάσεις για μια επιτυχημένη και μακροχρόνια συνεργασία, δημιουργώντας ένα υποστηρικτικό περιβάλλον που ενισχύει την ικανοποίηση και την παραγωγικότητα των νέων εργαζομένων.

Θα ήταν καλό να μην παραμελείτε τη διαδικασία του onboarding, καθώς αποτελεί κύριο παράγοντα για να πετύχει η επιχείρησή σας. Όπως κάθε σημαντικό έργο, χρειάζεται προσεκτικό σχεδιασμό και σωστή υλοποίηση σε όλα τα στάδια του, από την αρχική προετοιμασία και την εφαρμογή μέχρι την τελική αξιολόγηση της αποτελεσματικότητάς του.

Οι λεπτομέρειες της διαδικασίας του onboarding διαφέρουν ανάλογα με τους ρόλους, την εταιρεία και τους/τις εργαζόμενους/ες μεμονωμένα. Το κλειδί για μια επιτυχημένη διαδικασία onboarding είναι ο διαχωρισμός της διαδικασίας αυτής σε τέσσερα ξεχωριστά στάδια, τα οποία έχουν σχεδιαστεί προσεκτικά και με τέτοιο τρόπο που ενισχύουν θετικά την συνεργασία σας με έναν/μια νέο/α εργαζόμενο/η.

περιηγηθείτε στις παρακάτω ενότητες:

• πόσο χρήσιμη είναι η προετοιμασία;

• τι ρόλο έχει η ενημέρωση;

• πώς μπορεί να βοηθήσει η παροχή εκπαίδευσης;

• πώς επιτυγχάνεται η ενσωμάτωση;

1. προετοιμασία, ή προ-ένταξη — πριν ξεκινήσει η διαδικασία ένταξης του/της νέου/ας εργαζόμενου/ης

Η έναρξη μιας νέας εργασίας μπορεί συχνά να προκαλεί άγχος, γι’ αυτό τα νέα μέλη του ανθρώπινου δυναμικού σας, συνήθως επιθυμούν απόλυτη προετοιμασία και οργάνωση από την πρώτη μέρα. Η προ-ένταξη βοηθά στο να μειωθούν οι απρόβλεπτες καταστάσεις, εξασφαλίζοντας ότι τόσο και τα 2 μέρη της διαδικασίας, οι νέοι/ες εργαζόμενοι/ες και το υπόλοιπο ανθρώπινο δυναμικό, είναι έτοιμα να προχωρήσουν ομαλά στα επόμενα βήματα της διαδικασίας onboarding.

Εκτός από το ότι διευκολύνει τη διαδικασία ένταξης και αυξάνει τις πιθανότητες επιτυχίας, η προ-ένταξη είναι απαραίτητη στον σύγχρονο εργασιακό κόσμο. Πολλοί/ες εργαζόμενοι/ες χρειάζονται περισσότερο χρόνο από το αναμενόμενο για να λάβουν βασικές πληροφορίες ή τον απαραίτητο εξοπλισμό και τα εργαλεία για τη νέα τους θέση. Επιπλέον, μια καλά σχεδιασμένη διαδικασία προ-ένταξης μπορεί να αυξήσει σημαντικά τη διατήρηση εργαζομένων και να μειώσει τον αριθμό των εργαζομένων που αποχωρούν από τον οργανισμό σας ή μειώσουν το ποσοστό κινητικότητας της επιχείρησης.

Μεταξύ άλλων, αυτό το στάδιο προετοιμασίας του onboarding για νέες προσλήψεις θα είναι ωφέλιμο να περιλαμβάνει:

• Αποφασίζοντας ποιοι/ες θα συμμετέχουν — εξαρτάται από τον ρόλο και το τμήμα του/της νέου/ας εργαζομένου/ης.
• Προετοιμασία του χώρου εργασίας — παραγγελία υπολογιστών, τηλεφώνων, εργαλείων, γραφικής ύλης, καρτών πρόσβασης και οτιδήποτε άλλο είναι απαραίτητο για να ξεκινήσει ο/η εργαζόμενος/η. 
• Ενημέρωση του οργανισμού — διασφάλιση ότι το νέο μέλος της ομάδας σας θα λάβει θερμή υποδοχή και θα βρει τη θέση του στην ομάδα πιο γρήγορα.
• Τακτοποίηση διοικητικών θεμάτων — όσο περισσότερη γραφειοκρατική εργασία ολοκληρωθεί πριν την έναρξη, τόσο περισσότερο μπορείτε να εστιάσετε σε σημαντικότερα θέματα κατά την πρώτη εβδομάδα. 
• Ενημέρωση του/της υποψηφίου/ας — αν και οι περισσότερες πληροφορίες θα δοθούν στα επόμενα στάδια ένταξης, ο/η υποψήφιος/α χρειάζεται να λάβει τις απαραίτητες πληροφορίες κατά την προ-ένταξη — από το πρόγραμμα της πρώτης εβδομάδας και τα στοιχεία επικοινωνίας των μελλοντικών συναδέλφων του/της, μέχρι πληροφορίες για το parking και για την πρόσβαση στον χώρο εργασίας την πρώτη του/της μέρα.

Ανεξάρτητα από το πόσο καλά σχεδιασμένη είναι η υπόλοιπη διαδικασία ένταξης, η προ-ένταξη θέτει τις βάσεις για ολόκληρη την περίοδο του onboarding και δημιουργεί μια θετική πρώτη εντύπωση στον/στην νέο/α εργαζόμενο/η. Έτσι, η εξασφάλιση ότι το νέο μέλος της ομάδας σας/ του δυναμικού σας, νιώθει ασφάλεια στον χώρο εργασίας του πριν ενταχθεί ολοκληρωτικά, συμβάλλει στο να λύνει τυχόν απορίες και να το καθησυχάζει.

2. ενημέρωση — γνωριμία με την εταιρεία

Η ενημέρωση σηματοδοτεί το πρώτο στάδιο της διαδικασίας onboarding, το οποίο πραγματοποιείται από κοντά. Ξεκινάει την πρώτη μέρα του νέου εργαζομένου/ης και συχνά αποτελεί την πρώτη ευκαιρία να γνωρίσει τους/τις συναδέλφους/ισσες του/της ή να εξερευνήσει το νέο του/της εργασιακό περιβάλλον. Πρόκειται για μια περίοδο όπου διαμορφώνονται οι πρώτες εντυπώσεις. Παρόλο που κατά τη διάρκεια της ενημέρωσης μεταφέρεται ένας μεγάλος όγκος πληροφοριών, είναι σημαντικό να δίνεται έμφαση και στον ανθρώπινο παράγοντα.

Οι εταιρείες συχνά επικεντρώνονται μόνο στις γραφειοκρατικές διαδικασίες κατά την αρχική ενημέρωση. Παρόλο που αυτή η πλευρά είναι απαραίτητη, η συμπλήρωση εγγράφων και η παρακολούθηση παρουσιάσεων σχετικά με τις πολιτικές της εταιρείας δεν εγγυάται την υψηλή δέσμευση του νέου/ας εργαζόμενου/ης. Επιπρόσθετα, μια επιτυχημένη ενσωμάτωση εστιάζει στη δημιουργία ανθρώπινης σύνδεσης, δίνοντας την ευκαιρία στον νέο/α εργαζόμενο/η να γνωρίσει την ομάδα και την εταιρική κουλτούρα. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, είναι σημαντικά τα εξής:

• Διοργανώστε μια υποδοχή καλωσορίσματος — η πρώτη εβδομάδα στη νέα εργασία αποτελεί συχνά ένα σημαντικό ορόσημο στην καριέρα ενός/μιας νέου/ας εργαζομένου/ης. Αξιοποιήστε αυτή την ευκαιρία με μια συνάντηση της ομάδας, δίνοντας τη δυνατότητα για κοινωνικές επαφές έξω από το πλαίσιο της καθημερινής εργασίας.
• Επικοινωνία των βασικών πληροφοριών με μέτρο — είναι αναπόφευκτο ότι η αποτελεσματική ένταξη περιλαμβάνει την επικοινωνία πληροφοριών σχετικά με τις πολιτικές, την κουλτούρα και τις πρακτικές της εταιρείας. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να τα καλύψετε όλα τις πρώτες μέρες. Διανέμοντας αυτές τις πληροφορίες σε διάστημα αρκετών εβδομάδων, η διαδικασία θα γίνει πιο κατανοητή και ο/η νέος/α εργαζόμενος/η θα έχει περισσότερο χρόνο να τις αφομοιώσει.
• Διαμόρφωση προσδοκιών — κάποιες προσδοκίες μπορεί ήδη να έχουν τεθεί κατά την προ-ένταξη, αλλά εδώ θα πρέπει να διευκρινίσετε τι χρειάζεται να περιμένει ο/η νέος/α εργαζόμενος/η από την εταιρεία σε θέματα συνεργασίας. Απο την άλλη μεριά, είναι σημαντικό να τονίσετε και να εξηγήσετε τις απαιτήσεις της εταιρείας που έχει απέναντι στο νεοεισερχόμενο/η, ολοκληρώντας επιτυχώς την ένταξή του/της.

Με τη βοήθεια μιας σειράς συναντήσεων και παρουσιάσεων η περίοδος ενημέρωσης έχει στόχο να δημιουργήσει θετική εντύπωση και να αφήσει τον νέο/α εργαζόμενο/η με αυτοπεποίθηση για το τι περιμένει τους επόμενους μήνες.

3. εκπαίδευση — ανάπτυξη των βασικών ικανοτήτων για τη θέση

Αν το στάδιο της ενημέρωσης αφορούσε τη δημιουργία του αισθήματος του ‘ανήκειν’ στην εταιρεία και την παροχή των απαραίτητων πληροφοριών που χρειάζεται κάθε εργαζόμενος/η, η εκπαίδευση επικεντρώνεται στην προετοιμασία για τις συγκεκριμένες απαιτήσεις της θέσης. Οι λεπτομέρειες αυτού του σταδίου φυσικά θα εξαρτώνται από τη φύση της εργασίας, αλλά πιθανότατα θα περιλαμβάνει:

• Εκπαίδευση στις βασικές εφαρμογές λογισμικού και εργαλεία που σχετίζονται με τη θέση — αυτό μπορεί να αφορά από το λογισμικό CAD ή το σύστημα CRM που θα χρησιμοποιεί ο/η εργαζόμενος/η.
• Παρουσίαση εσωτερικών διοικητικών εργαλείων — όπως το σύστημα αδειών ή το εταιρικό intranet.
• Πληροφορίες σχετικά με τις διαδικασίες — ποια είναι η θέση του/της νέου/ας εργαζόμενου/ης στο συνολικό οργανωτικό σχήμα, σε ποιες ομάδες και τμήματα στηρίζονται και από ποιους/ες εξαρτώνται.

Πιθανότατα,  η επιμέλεια και η διεξαγωγή της διαδικασίας της εκπαίδευσης, μπορεί να φανεί δύσκολη υπόθεση για τη διοίκηση, για αυτό θα ήταν ωφέλιμο να το αναλάβουν τα μέλη της ομάδας με την απαραίτητη εξειδίκευση. Παρ’ όλα αυτά, το HR έχει σημαντικό ρόλο στο να τονίσει τη σημασία της εκπαίδευσης, εξασφαλίζοντας ότι έχει τη θέση της στη διαδικασία ένταξης και βοηθώντας τους εκπαιδευτές να προετοιμαστούν πριν από την έναρξη της εκπαίδευσης.

Ανάμεσα σε όλα τα στάδια της ένταξης, η εκπαίδευση είναι ίσως το πιο σημαντικό για τον/την νέο/α εργαζόμενο/η. Σύμφωνα με την έρευνα Workmonitor του 2024, το 73% των συμμετεχόντων θεωρεί την εκπαίδευση σημαντική για την τρέχουσα εργασία τους.

Οι εργαζόμενοι/ες σας είναι πιθανό να επιθυμούν να μάθουν περισσότερα και να αποκτήσουν την εκπαίδευση που χρειάζονται γι’ αυτό φροντίστε να έχει καλά σχεδιαστεί και να τονίζεται το εκπαιδευτικό διάστημα κατά τη διαδικασία ένταξης.

4. ενσωμάτωση – μετατρέποντας τους/τις σε ενεργά μέλη

Αυτή η μεταβατική περίοδος είναι εκείνη κατά την οποία ο/η εργαζόμενος/η περνά από το στάδιο του «νέου εργαζόμενου» στην πλήρη ένταξή του/της στην ομάδα. Αυτό συχνά συμβαίνει αργά, κατά τη διάρκεια εβδομάδων ή μηνών, καθώς ο/η εργαζόμενος/η κατανοεί τον ρόλο του/της και φτάνει στο επιθυμητό σημείο απόδοσης.

Είναι εύκολο να θεωρήσουμε ότι η ενσωμάτωση είναι μια φυσική διαδικασία που θα πραγματοποιείται σταδιακά, αλλά αυτό δεν συμβαίνει πάντα. Θα ήταν καλύτερο να την αντιλαμβάνεστε ως μέρος της διαδικασίας onboarding και να προσπαθείτε να την κάνετε όσο το δυνατόν πιο ομαλή, ακριβώς όπως κάνατε κατά την προετοιμασία, την ενημέρωση και την εισαγωγή στο περιβάλλον εργασίας.

Στην πράξη, αυτό μπορεί να σημαίνει ότι οι managers και το HR συνεχίζουν να επικοινωνούν με τον/την νέο/α εργαζόμενο/η. Δεν είναι απαραίτητο να γίνονται τόσες συναντήσεις όσο στην πρώτη εβδομάδα, αλλά ο προγραμματισμός τακτικών meetings για να παρακολουθούν την πρόοδο του onboarding τις εβδομάδες ή τους μήνες μετά την πρώτη μέρα μπορεί να βοηθήσει στην επίλυση τυχόν ζητημάτων.

Τέλος, θα ήταν ωφέλιμο να αφιερώσετε χρόνο για να διασφαλίσετε ότι η επιθυμητή προσαρμογή στην κουλτούρα της εταιρείας έχει επιτευχθεί, καθώς βοηθά στην πρόληψη τυχόν προβλημάτων και μπορεί να συμβάλει στη μείωση του κόστους. Λαμβάνοντας υπόψη το μεγάλο κόστος της αποχώρησης εργαζομένων, η διασφάλιση της ένταξης στην κουλτούρα της εταιρείας είναι καθοριστική για τη μακροπρόθεσμη επιτυχία της επιχείρησης.